Belegaufbewahrung in der Schweiz: Fristen, Formate und OR-Vorgaben

Belegaufbewahrung in der Schweiz: Warum sich der Blick auf die Details lohnt

Die Aufbewahrungspflicht reicht über Jahresrechnung und Buchhaltungsbelege hinaus. Nach Art. 958f OR sind Geschäftsbücher, Buchungsbelege sowie Geschäftsbericht und Revisionsbericht aufzubewahren. Wer nur Rechnungsordner einlagert, lässt regelmässig einen Teil des Archivguts liegen – etwa das Kassenbuch, die Lohnbuchhaltung oder den unterzeichneten Revisionsbericht.

Dazu kommen Vorschriften ausserhalb des Obligationenrechts: das Mehrwertsteuergesetz und die Mehrwertsteuerverordnung, das Zollgesetz, die Steuergesetze, das Datenschutzgesetz mit Verordnung, die Handelsregisterverordnung und die Sozialversicherungen, ferner die Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen (EIDI-V) und das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) sowie branchenspezifische Regeln etwa für Versicherungen, Banken und Pensionskassen. Je nach Unterlage kann der massgebende Zeitraum deshalb länger sein als die zehn Jahre des OR.

Dieser Überblick beantwortet drei Fragen: Wer ist buchführungs- und damit aufbewahrungspflichtig, wie lange dauert die Frist im Einzelfall, und in welcher Form dürfen Bücher und Belege archiviert werden – einschliesslich der Sonderfälle bei Liquidation und bei Grundstücken.

Wer aufbewahren muss – von der Einzelfirma bis zur Stiftung

Nach Art. 957 OR unterliegen Einzelfirmen, Personengesellschaften und juristische Personen der Buchführungs- und damit der Aufbewahrungspflicht – ebenso Vereine und Stiftungen. Betroffen sind damit auch selbständigerwerbende Privatpersonen, soweit sie buchführungspflichtig sind.

Bei der Aktiengesellschaft gehört die Organisation und Ausgestaltung des Rechnungswesens zu den unentziehbaren Aufgaben des Verwaltungsrats (Art. 716a Abs. 1 Ziff. 3 OR); delegieren lässt sich diese Verantwortung nicht. Die operative Archivierung kann an die Buchhaltung, eine Treuhandfirma oder einen Archivdienstleister übertragen werden – die Verantwortung für die Ausgestaltung des Rechnungswesens bleibt beim Verwaltungsrat.

Zehn Jahre – und der Moment, in dem die Frist zu laufen beginnt

Nach Art. 958f OR sind Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem das Dokument entstanden ist – nicht mit dem Rechnungsdatum. Ein Beleg aus dem per 31. Dezember abgeschlossenen Geschäftsjahr 2025 ist damit bis Ende 2035 aufzubewahren.

Für Unterlagen mit Bezug zu Grundstücken gilt wegen der Grundstückgewinnsteuer eine Frist von 20 Jahren. Kauf-, Bau- und Unterhaltsbelege zu einer Liegenschaft dürfen deshalb nicht nach zehn Jahren zusammen mit den übrigen Buchungsbelegen vernichtet werden.

Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Berichte: Was ins Archiv gehört

Zu den Geschäftsbüchern zählen das Hauptbuch (Journal), die Nebenbücher wie Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, das Kassenbuch, das Inventarbuch, die Anlagenbuchhaltung und die Lohnbuchhaltung.

Bei den Buchungsbelegen gilt: Jede Buchung braucht einen Beleg, und jeder Beleg gehört ins Archiv. Erfasst sind Eingangsrechnungen (Lieferantenrechnungen, Quittungen), Ausgangsrechnungen (Kundenrechnungen, Gutschriften), Bankbelege (Kontoauszüge, Zahlungsbestätigungen), Kassenbelege (Kassenzettel, Bons), Lohnbelege (Lohnabrechnungen, AHV-Abrechnungen) sowie Verträge wie Miet- und Arbeitsverträge.

Die dritte Kategorie bilden die Abschlussunterlagen: Bilanz, Erfolgsrechnung und – falls vorhanden – der Anhang. Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind nach Art. 958f OR schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren; für diese beiden Berichte ist zusätzlich das Original erforderlich, während Bücher und Buchungsbelege in anderer Form archiviert werden dürfen.

Papier, elektronisch oder vergleichbar: die Vorgaben der GeBüV

Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen nach Art. 958f OR auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden. Voraussetzung ist, dass die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet bleibt und dass die Unterlagen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.

Der Bundesrat hat mit der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) Vorschriften über die zu führenden Geschäftsbücher, die Grundsätze zu deren Führung und Aufbewahrung sowie über die verwendbaren Informationsträger erlassen. Für digitale Archive gelten Unveränderbarkeit, jederzeitige Verfügbarkeit und eine systematische Ablage als zentrale Anforderungen; die GeBüV verlangt zudem, dass Bücher und Belege bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist für eine berechtigte Person zugänglich bleiben.

Wer Papierbelege einscannt und danach vernichtet, muss zwei Punkte prüfen: ob die digitale Kopie den Inhalt vollständig und unverändert wiedergibt und ob sie über die ganze Frist hinweg lesbar bleibt, also auch nach einem Wechsel von Software, Format oder Anbieter. Diese Nachweise gehören zur Archivorganisation und nicht in die einzelne Buchhaltung.

Was nach der Löschung mit den Geschäftsbüchern geschieht

Mit der Löschung im Handelsregister endet die Aufbewahrungspflicht nicht. Nach Art. 747 OR sind die Geschäftsbücher einer liquidierten Gesellschaft während zehn Jahren an einem sicheren Ort aufzubewahren. Diesen Ort bezeichnen die Liquidatoren; können sie sich nicht einigen, bestimmt das Handelsregisteramt den Aufbewahrungsort.

Der bezeichnete Archivort gehört schriftlich festgehalten, damit er auch Jahre nach der Löschung noch auffindbar ist – etwa für Behörden, die auf die Bücher der gelöschten Gesellschaft zugreifen müssen.

Typische Stolpersteine – und was bei Verstössen droht

In der Praxis wiederholen sich dieselben Fehler: ein Archiv ohne nachvollziehbare Systematik, in dem Belege zwar vorhanden, aber nicht mehr auffindbar sind; eine digitale Ablage, bei der sich Unveränderbarkeit und Lesbarkeit nicht belegen lassen; Geschäfts- und Revisionsbericht, die nur als unvollständige oder nicht unterzeichnete Kopie vorliegen; Grundstückunterlagen, die nach zehn Jahren zusammen mit den übrigen Belegen vernichtet werden; und Buchungsbelege, die nach dem Scannen ohne Erfolgskontrolle der Lesbarkeit weggeworfen werden.

Fehlt ein Beleg, lässt sich der zugrunde liegende Geschäftsvorfall gegenüber Steuerverwaltung und Revision nicht mehr belegen – die Dokumentation fehlt an der Stelle, an der sie verlangt wird. Neben dem OR können dabei auch die Aufbewahrungsregeln des Mehrwertsteuerrechts und der Steuergesetze greifen, die eigene Fristen und Formvorschriften kennen.

Für die Umsetzung genügen wenige, konsequent eingehaltene Festlegungen: Archivort und Verantwortlichkeit schriftlich bestimmen; im Archivsystem pro Dokumentenkategorie hinterlegen, wo und in welcher Form sie liegt; die 20-Jahres-Fälle mit Bezug zu Grundstücken getrennt von den Zehnjahresfällen führen, damit sie bei einer geplanten Löschung nicht mitgelöscht werden; und bei der Digitalisierung festhalten, wer wann nach welcher Kontrolle gescannt hat.