Buchführungspflicht in der Schweiz: Wann doppelte Buchhaltung vorgeschrieben ist

Doppelte Buchhaltung in der Schweiz: die kurze Antwort

Ob doppelt gebucht werden muss, hängt in der Schweiz zuerst von der Rechtsform und erst danach vom Umsatz ab. Kapitalgesellschaften – GmbH und AG – sind grundsätzlich unabhängig vom Umsatz zur doppelten Buchführung verpflichtet. Einzelunternehmen und Personengesellschaften müssen erst doppelt buchen, wenn sie im letzten Geschäftsjahr mindestens CHF 500'000 Jahresumsatz erzielt haben; diese Schwelle stützt sich auf OR Artikel 957.

Unterhalb dieser Schwelle bleibt die Buchführungspflicht bestehen, sie ist nur reduziert. Die einfache Buchhaltung – auch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder «Milchbüechlirechnung» – genügt: Alle Einnahmen und Ausgaben werden einmal erfasst und nach Datum sortiert. Das zeigt lediglich, ob ein Gewinn oder ein Verlust entstanden ist.

Neben der Umsatzschwelle spielen bei Kleinstunternehmen die Rechtsform und die Mehrwertsteuer eine Rolle. Ein Einzelunternehmen mit weniger als CHF 100'000 Umsatz pro Jahr führt eine einfache Buchhaltung und stellt keine MWST-Abrechnung; zwischen CHF 100'000 und CHF 500'000 kommt die einfache MWST-Abrechnung hinzu, die doppelte Buchhaltung erst ab CHF 500'000. Wer dagegen eine GmbH oder AG gründet, bucht ab dem ersten Tag doppelt – auch ohne einen Franken Umsatz.

Zentrale Zahlen zur Buchführungspflicht in der Schweiz

• Umsatzschwelle für Einzelunternehmen — CHF 500'000

GmbH und AG: doppelte Buchhaltung unabhängig vom Umsatz

Für Kapitalgesellschaften gibt es keine Umsatzschwelle. GmbH und AG sind grundsätzlich unabhängig von ihrem Umsatz zur doppelten Buchführung verpflichtet. Die Buchhaltungspflicht beginnt mit der Gründung der Gesellschaft, nicht erst beim Erreichen einer bestimmten Grösse.

Praktische Folge: Eine neu gegründete GmbH ohne Umsatz muss ihre Geschäftsvorfälle nach den Regeln der Doppik erfassen und einen Jahresabschluss vorlegen. Die Wahl der Rechtsform entscheidet damit unmittelbar über den Buchhaltungsaufwand. Die GmbH verlangt ein Mindestkapital von CHF 20'000, die AG von CHF 100'000, wovon mindestens CHF 50'000 einbezahlt sein müssen; beide bringen die doppelte Buchhaltung mit sich.

Da die Umsatzschwelle hier nicht greift, nützt bei Kapitalgesellschaften auch die Frage nichts, ob man «gross genug» ist. Wer den Aufwand tief halten will, muss bei der Rechtsform ansetzen – etwa früh klären, ob eine Einzelfirma statt einer GmbH die passendere Form ist.

Einzelunternehmen und Personengesellschaften: Schwelle bei CHF 500'000

Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften gilt die Umsatzschwelle. Laut OR Artikel 957 sind sie erst zur doppelten Buchhaltung verpflichtet, wenn sie im letzten Geschäftsjahr mindestens CHF 500'000 Jahresumsatz erzielt haben. Massgebend ist das abgeschlossene Geschäftsjahr: Wer die Schwelle im letzten Geschäftsjahr überschritten hat, ist im laufenden Jahr doppelbuchungspflichtig – unabhängig davon, wie das laufende Jahr verläuft.

Für Kollektiv- und Kommanditgesellschaften gilt dieselbe Einteilung wie für Einzelunternehmen. Die Stufe der einfachen Buchhaltung ohne MWST-Abrechnung wird ausdrücklich auch auf diese Personengesellschaften angewendet. Diese Rechtsformen werden in der Praxis selten gewählt, die Schwelle von CHF 500'000 bleibt jedoch dieselbe.

Bei der Wahl der Rechtsform erscheint die Grenze regelmässig als Entscheidungskriterium: Ab einem Umsatz von CHF 500'000 wird die doppelte Buchhaltung als erforderlich genannt, neben Fragen der Haftung, des Kapitalbedarfs und der Steuern.

Die vier Stufen der Buchhaltungs- und MWST-Pflicht

Die Pflichten lassen sich in vier Stufen einteilen, abhängig von zwei Faktoren: der Rechtsform (Einzelunternehmen bzw. Personengesellschaft gegenüber GmbH und AG) und dem erzielten Umsatz pro Jahr.

Stufe 1: Einzelunternehmen mit weniger als CHF 100'000 Umsatz pro Jahr – einfache Buchhaltung, keine MWST-Abrechnung. Stufe 2: Einzelunternehmen mit CHF 100'000 bis CHF 500'000 Umsatz pro Jahr – einfache Buchhaltung, einfache MWST-Abrechnung.

Stufe 3: GmbH, AG und alle Unternehmen mit CHF 500'000 bis CHF 5 Millionen Umsatz pro Jahr – doppelte Buchhaltung, einfache MWST-Abrechnung. Stufe 4: Unternehmen mit mehr als CHF 5 Millionen Umsatz pro Jahr – doppelte Buchhaltung, effektive MWST-Abrechnung.

Die Einteilung zeigt zwei getrennte Schwellen: Bei Einzelunternehmen beginnt die MWST-Abrechnung bereits ab CHF 100'000 Umsatz, die doppelte Buchhaltung erst ab CHF 500'000.

Einfache Buchhaltung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Doppik

Die einfache Buchhaltung heisst auch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder «Milchbüechlirechnung». Alle Einnahmen und Ausgaben werden einmal erfasst und nach Datum sortiert. Das Ergebnis zeigt nur, ob ein Gewinn oder ein Verlust entstanden ist; eine Bilanz und damit eine Übersicht über Vermögenswerte und Schulden liefert sie nicht.

Bei der doppelten Buchhaltung wird jeder Geschäftsvorfall zweimal erfasst, einmal im Soll und einmal im Haben. Dabei wird einerseits das Konto festgehalten, auf dem die Bewegung stattfand (etwa das Bankkonto oder die Kasse), andererseits das Gegenkonto, das den Verwendungszweck ausweist – etwa Reisekosten, Büromaterial oder Wareneinkauf. Da die Gesamtsumme der Sollbuchungen immer der Gesamtsumme der Habenbuchungen entsprechen muss, ist die Bilanz stets ausgeglichen.

Der Unterschied zeigt sich beim Aufwand. Die einfache Buchhaltung lässt sich ohne buchhalterische Ausbildung mit wenig Aufwand selbst führen, die doppelte Buchhaltung ohne entsprechende Ausbildung praktisch kaum. Umgekehrt liefert erst die doppelte Buchhaltung eine Bilanz und eine Erfolgsrechnung, die zeigt, woher der Gewinn kommt und wohin das Geld geflossen ist.

Buchhaltungsunterlagen müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden; für AG und GmbH kommt je nach Unternehmensgrösse eine Revisionspflicht dazu.

Häufige Fragen aus der Praxis

Muss eine GmbH auch ohne Umsatz doppelt buchen? Ja. Kapitalgesellschaften sind grundsätzlich unabhängig von ihrem Umsatz zur doppelten Buchführung verpflichtet. Die Schwelle von CHF 500'000 betrifft nur Einzelunternehmen und Personengesellschaften.

Reicht als Einzelunternehmer mit CHF 300'000 Umsatz die einfache Buchhaltung? Ja. Bis CHF 500'000 Umsatz genügt die einfache Buchhaltung. In dieser Stufe fällt allerdings die einfache MWST-Abrechnung an, da die Mehrwertsteuerpflicht bereits ab CHF 100'000 Umsatz beginnt.

Gilt die Schwelle auch für Kollektiv- und Kommanditgesellschaften? Ja. Für sie gilt dieselbe Einteilung wie für Einzelunternehmen; die Stufe der einfachen Buchhaltung ohne MWST-Abrechnung wird ausdrücklich auch auf diese Personengesellschaften angewendet.

Muss ich überhaupt Buchhaltung führen, wenn ich nur nebenbei selbständig bin? Ja. Die Buchführungspflicht gilt auch für nebenberuflich oder in Teilzeit Selbständige. Entscheidend ist nur, welche Form der Buchhaltung verlangt wird – einfache Buchhaltung unter CHF 500'000 Umsatz, doppelte Buchführung darüber.

Wann kann sich die doppelte Buchhaltung freiwillig lohnen? Aus der einfachen Buchhaltung lässt sich nur ablesen, ob ein Gewinn oder ein Verlust entstanden ist. Die doppelte Buchhaltung mit Konto und Gegenkonto liefert zusätzlich eine ausgeglichene Bilanz und damit eine Aussage über die Vermögenslage – was etwa hilft, wenn das Unternehmen in eine GmbH oder AG überführt werden soll oder wenn Dritte Einblick in die Zahlen verlangen. Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften besteht unterhalb von CHF 500'000 Umsatz keine Pflicht dazu.