Rechtsformwechsel in der Schweiz: Voraussetzungen und Steuerfolgen

Wann sich ein Rechtsformwechsel lohnt

Bei einer Umwandlung ändert ein Unternehmen seine rechtliche Struktur. Der Wechsel von der Einzelfirma zu einer GmbH oder AG setzt voraus, dass die zivilrechtlichen Anforderungen nach Obligationenrecht und Fusionsgesetz (FusG) sowie die steuerlichen Bedingungen nach DBG und StHG erfüllt sind.

Die Wahl der Rechtsform hat finanzielle, rechtliche und steuerliche Konsequenzen. Motive für einen Wechsel sind geänderte Geschäftsziele, neue Märkte, die Suche nach Investorinnen und Investoren, starkes Wachstum, rechtliche Anforderungen oder steuerliche Vorteile.

Die Rechtsform bestimmt, wie ein Unternehmen vor dem Gesetz anerkannt wird und welchen Verpflichtungen es unterliegt. Die Schweiz kennt 9 Rechtsformen. Besonders selten ist die Kommanditaktiengesellschaft – 2019 gab es 7.

Zu den genannten Rechtsformen zählen Einzelfirma, GmbH, AG, einfache Gesellschaft, Kollektivgesellschaft, Kommanditgesellschaft, Genossenschaft, Stiftung und Verein.

Im Einzelunternehmen haftet die Inhaberin oder der Inhaber unbeschränkt mit Geschäfts- und Privatvermögen. Eigentumsanteile lassen sich nur schwer übertragen, der Kapitalmarktzugang ist erschwert, ein überregionaler Firmennamensschutz fehlt, und der namentliche Handelsregistereintrag verhindert Anonymität.

Bei den rund 326'205 Einzelunternehmen – der häufigsten Rechtsform der Schweiz – wiegen diese Nachteile besonders schwer, wenn Kapital, Partner oder eine Haftungsbegrenzung gesucht werden.

Einzelunternehmen gehören einer Person; Gesellschaften gehören mehreren Personen, die einen gemeinsamen Zweck verfolgen.

Die Umwandlung beschränkt die Haftung auf das eingebrachte Kapital statt auf das Privatvermögen. Bei der Steuerabrechnung entsteht grösserer Gestaltungsspielraum. Beteiligungen lassen sich an neue Geschäftspartner oder Aktionäre ausgeben.

Der erste Prüfschritt ist keine Formfrage, sondern die Einschätzung der eigenen Risikobereitschaft: Wie viel finanzielles Risiko soll weiterhin persönlich getragen werden?

Die meisten Neugründerinnen und Neugründer wählen eine Einzelfirma, eine GmbH oder eine AG.

Einzelfirma, GmbH oder AG: die zentralen Unterschiede

Das Einzelunternehmen kennt kein Mindestkapital und lässt sich fast formlos gründen. Ein Handelsregistereintrag ist Pflicht, wenn ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe vorliegt und der Jahresumsatz CHF 100'000 übersteigt. Unter CHF 500'000 Umsatz genügt eine vereinfachte Buchhaltung.

Die Inhaberin oder der Inhaber ist alleinige Eigentümerin oder alleiniger Eigentümer; die Rolle der Organe lässt sich selbst übernehmen.

Der Preis dafür sind unbeschränkte persönliche Haftung, erschwerte Übertragbarkeit der Anteile und eingeschränkter Zugang zum Kapitalmarkt.

Das Einzelunternehmen eignet sich besonders für personenbezogene Tätigkeiten. Oft wählen Architekten, Handwerker, Ärzte, Anwälte und lokale Handelsfirmen diese Form. Der Firmenname muss den Familiennamen enthalten; Zusätze sind möglich, müssen aber der Wahrheit entsprechen.

Die GmbH verlangt ein vollständig einbezahltes Stammkapital von CHF 20'000. Gesellschafter haften nur mit ihrer Stammeinlage und wirken häufig selbst in der Geschäftsführung mit.

Mit rund 130'000 GmbHs (Stand 2023) ist die GmbH die beliebteste Rechtsform der Schweiz; zahlenmässig am häufigsten ist indes das Einzelunternehmen mit rund 326'205 Firmen. Die GmbH passt für kleinere und grössere Unternehmen sowie für Familienbetriebe mit aktiv eingebundenen Gesellschaftern.

Die GmbH ermöglicht Unternehmerinnen und Unternehmern mit weniger Kapital, Partner zu integrieren und das persönliche Risiko zu begrenzen.

Die GmbH ist einfacher und günstiger in der Verwaltung und ideal für kleine Unternehmen. Die AG bietet mehr Flexibilität für Kapitalaufnahme und Anteilsverkäufe, ist aber komplexer.

Die AG benötigt ein Aktienkapital von CHF 100'000; bei der Gründung müssen mindestens CHF 50'000 oder 20% einbezahlt sein. Die Einlage kann auch als Sacheinlage erbracht werden. Vorgeschrieben sind ein Verwaltungsrat und ein externer Rechnungsprüfer.

Die AG kennt regelmässige Hauptversammlungen. Sie eignet sich für Unternehmen, die Aktionäre einbinden und Anonymität wahren möchten.

Aktien sind handelbar und können an der Börse kotiert werden; Aktionäre können natürliche oder juristische Personen sein. Sie können sich rein finanziell beteiligen, und die Beteiligungsstruktur ist für externe Investoren klarer. Der Verwaltungsrat operiert unabhängig von den Anteilseignern, was den Investorenschutz verbessert. Die AG ist attraktiver für Investoren aufgrund der klaren Beteiligungsstruktur und höheren Liquidität.

Bei hohem Kapitalbedarf oder der Einbindung von Investoren passen die Bedingungen der AG besser. Bei begrenztem Startkapital und Gesellschaftern, die im Geschäft mitarbeiten, passen eher jene der GmbH.

Steuerlich unterscheiden sich GmbH und AG kaum: Beide unterliegen der Gewinnsteuer, doch die AG bietet mehr Möglichkeiten zur langfristigen Steueroptimierung.

Die Wahl hängt daher primär von Kapitalbedarf, Investorenplänen und der gewünschten Rolle der Beteiligten ab, nicht von einem pauschalen Steuervorteil einer einzelnen Form.

Die AG ist die führende Rechtsform für grosse und börsennotierte Unternehmen in der Schweiz. Die Gründung ist relativ kompliziert und vergleichsweise teuer; ein Vorteil ist die vereinfachte Kapitalbeschaffung.

Die GmbH ist eine juristische Person und kann von einer oder mehreren natürlichen Personen oder von einer juristischen Person gegründet werden. Die Haftung der Gesellschafter ist auf das Stammkapital beschränkt. Sie eignet sich für kleine und grosse Unternehmen sowie für jede Branche.

Die AG ist eine Kapitalgesellschaft; die Haftung ist auf das eingezahlte Kapital beschränkt.

Beim Einzelunternehmen ist die Unternehmensform nicht speziell im Obligationenrecht geregelt.

Für den Firmennamen des Einzelunternehmens gelten OR 944 und OR 945; ein Zusatz, der ein Gesellschaftsverhältnis andeutet, ist nicht erlaubt.

Vergleich der Rechtsformen Einzelunternehmen, GmbH und AG in der Schweiz

Vorteile und Nachteile der Rechtsformen im Vergleich

Voraussetzungen für den Wechsel

Zivilrechtlich regelt das Fusionsgesetz die Umwandlung: Nach Art. 53 FusG kann eine Gesellschaft ihre Rechtsform ändern, ohne dass ihre Rechtsverhältnisse verändert werden. Nach Art. 54 FusG kann sich etwa eine Kollektiv- oder Kommanditgesellschaft in eine Kapitalgesellschaft umwandeln.

Für das Einzelunternehmen sieht das FusG keine Umwandlung vor; sie ist nur für Kollektiv- und Kommanditgesellschaften geregelt. Ein im Handelsregister eingetragenes Einzelunternehmen kann sein Vermögen aber nach Art. 69 FusG mit Aktiven und Passiven auf einen anderen Rechtsträger übertragen (Vermögensübertragung), etwa auf eine GmbH oder AG.

Kapital: Die für die gewählte Rechtsform nötigen Mittel müssen vorhanden und einbezahlt sein. Bei der AG sind Sacheinlagen möglich.

Die AG benötigt ein Aktienkapital von CHF 100'000, wovon mindestens 20% oder CHF 50'000 einbezahlt sein müssen. Sacheinlagen sind möglich. Die GmbH verlangt ein vollständig einbezahltes Stammkapital von CHF 20'000.

Organe und Beteiligungsstruktur: Die AG braucht einen Verwaltungsrat und einen externen Rechnungsprüfer, die GmbH eine Geschäftsführung.

Vorab zu klären sind Rollenverteilung und Verteilung der Anteile. Die Aufnahme neuer Gesellschafter oder Aktionäre ist ein Hauptgrund für den Wechsel und muss über Statuten und Kapital abgebildet werden. Der Eintrag im Handelsregister gehört zum Verfahren.

Finanzierung und Gläubiger: Das benötigte Kapital stammt aus eigenen Mitteln, von Business Angels, Venture Capital oder von Banken und Finanzinstituten.

Bestehen gegenüber der heutigen Rechtsform Gläubigerforderungen, müssen die Gläubiger die geplante Umwandlung bestätigen. Diese Bestätigungen sind vor dem Vollzug einzuholen.

Steuerlich setzt die steuerneutrale Umwandlung nach dem Kreisschreiben Nr. 5a der ESTV vier Dinge voraus: Die Steuerpflicht besteht in der Schweiz fort, die bisherigen Einkommenssteuerwerte werden übernommen, das übertragene Geschäftsvermögen ist ein Betrieb oder Teilbetrieb, und die Anteile werden während fünf Jahren nicht veräussert.

Die Voraussetzungen im Überblick: einbezahltes Kapital, vorgeschriebene Organe, geklärte Beteiligungsstruktur, gesicherte Finanzierung, Gläubigerbestätigung, geprüfte Wertbestätigung und die vier steuerlichen Bedingungen für die Buchwertfortführung.

Rechtsgrundlagen: Zivilrechtlich gelten das Obligationenrecht für GmbH und AG und das Fusionsgesetz für Umwandlung und Vermögensübertragung, steuerlich Art. 19 DBG und das StHG. Für den Firmennamen des Einzelunternehmens gelten OR 944 und OR 945.

Unterlagen, Jahresabschluss und Unternehmensbewertung

Vor der Gründung der neuen Rechtsträgerin ist ein Jahresabschluss des umzuwandelnden Unternehmens zu erstellen. Ein Revisor muss ihn prüfen und den Wert des Einzelunternehmens oder der Kollektivgesellschaft bestätigen; die Wertbestätigung ist Voraussetzung für die weiteren Schritte.

Ist das Unternehmen MWST-pflichtig, gehören die Mehrwertsteuerunterlagen zu den einzureichenden Dokumenten. Danach werden die Gründungsdokumente erstellt und zur Prüfung und Unterschrift zugestellt; sie können zu Hause geprüft, ausgedruckt und unterschrieben werden.

Die Unterschrift muss amtlich beglaubigt werden, üblicherweise beim Notariat. Anschliessend werden die Dokumente auf Vollständigkeit geprüft und beim Handelsregister eingereicht.

Für die Umwandlung einer Einzelfirma oder einer Kollektivgesellschaft gelten bei Anbietern Pauschalen ab CHF 849 für die GmbH und ab CHF 949 für die AG, jeweils exklusive MWST.

Für die Steuerneutralität zählt die Bewertung doppelt: Die übernommenen Buchwerte müssen den bisherigen Einkommenssteuerwerten entsprechen, und das übertragene steuerliche Eigenkapital ist die Messlatte für einen späteren Verkauf innerhalb der fünfjährigen Sperrfrist.

Diese Pauschalen fallen für die Abwicklung durch einen Anbieter an; es handelt sich nicht um amtliche Gebühren.

Amtliche Gebühren fallen zusätzlich an: die Handelsregistergebühr für den Eintrag und die Notariatsgebühr für die Beglaubigung. Sie sind neben den Anbieterpauschalen einzurechnen.

Ablauf Schritt für Schritt

Der Ablauf folgt einer festen Reihenfolge: zuerst die Einschätzung der Risikobereitschaft, dann der Vergleich der Rechtsformen. Danach wird die Finanzierung geklärt. Nach der Entscheidung werden die Umwandlungsdetails geplant und die Gründungsdokumente vorbereitet.

Der Ablauf umfasst die Prüfung und Bestätigung des Unternehmenswerts, die Erstellung der Gründungsdokumente, die amtliche Beglaubigung der Unterschrift und die Einreichung beim Handelsregister.

Nach der beglaubigten Unterschrift werden die Dokumente eingereicht und im Handelsregister erfasst; parallel sind die Steuerpflichten auf die neue Rechtsträgerin umzustellen.

Typische Beteiligte sind Treuhänder, Revisor und Notariat. Ob und in welchem Umfang juristische Beratung nötig ist, hängt davon ab, wie komplex Beteiligungsverhältnisse, Bewertung und Gläubigerkonstellationen ausfallen.

Die Bestätigung durch bestehende Gläubiger gehört zu den vorbereitenden Schritten. Sie ist in die Planung einzubeziehen.

Schritt-für-Schritt-Ablauf für einen Rechtsformwechsel in der Schweiz

Steuerfolgen des Rechtsformwechsels

Die Steuerfolgen betreffen die Einkommenssteuer auf den stillen Reserven, die Gewinnsteuer der neuen Gesellschaft, die Besteuerung von Ausschüttungen, die Aufteilung von Lohn und Dividende sowie die Pensionskassenlösung.

Zentral ist Art. 19 DBG: Stille Reserven einer Personenunternehmung werden bei Umstrukturierungen nicht besteuert, soweit die Steuerpflicht in der Schweiz fortbesteht und die bisher für die Einkommenssteuer massgeblichen Werte übernommen werden. Das gilt ausdrücklich für die Übertragung eines Betriebs oder Teilbetriebs auf eine juristische Person.

Die Sperrfrist regelt Art. 19 Abs. 2 DBG: Werden in den fünf Jahren nach der Umstrukturierung Beteiligungsrechte zu einem Preis über dem übertragenen steuerlichen Eigenkapital veräussert, werden die übertragenen stillen Reserven nachträglich besteuert.

Für die Kantons- und Gemeindesteuern sieht das Steuerharmonisierungsgesetz (StHG) dieselbe Regel vor. Die ESTV legt ihre Praxis zur direkten Bundessteuer im Kreisschreiben Nr. 5a «Umstrukturierungen» dar.

Beim Einzelunternehmen lässt sich die wirtschaftliche Doppelbesteuerung des Gewinns vermeiden.

Mit dem Wechsel zur Kapitalgesellschaft entsteht eine zusätzliche Ebene: Die Gesellschaft zahlt auf ihrem Ergebnis Gewinnsteuer, und die Ausschüttung an die Anteilinhaber wird zusätzlich besteuert.

Diese Doppelbelastung wird gemildert: Dividenden aus Beteiligungen von mindestens 10 Prozent des Stamm- oder Grundkapitals sind bei der direkten Bundessteuer zu 70 Prozent steuerbar. Bei den Kantons- und Gemeindesteuern sind es mindestens 50 Prozent; die Kantone können eine höhere Besteuerung vorsehen.

Betrifft die Umwandlung Grundstücke, sind die damit verbundenen steuerlichen Folgen vor dem Vollzug zu klären.

Der Planungsspielraum liegt bei der Aufteilung zwischen Lohn und Dividende. Als Vorteil der Kapitalgesellschaft gilt zudem die optimierte Ausgestaltung der Pensionskassenlösung.

Die steuerlichen Unterschiede zwischen GmbH und AG sind gering; beide unterliegen der Gewinnsteuer. Die AG bietet jedoch mehr Möglichkeiten zur langfristigen Optimierung. Die Gewinnverwendung kann bei der AG etwas flexibler gestaltet werden.

Fehlt eine der Bedingungen, etwa weil kein Betrieb oder Teilbetrieb übertragen wird, greift die Steuerneutralität nach Art. 19 DBG nicht. Deshalb gehört die Prüfung dieser Bedingungen vor den Vollzug.

Wie stark sich der Wechsel auswirkt, hängt von Bewertung, Ausschüttungspolitik und künftiger Lohnstruktur ab; eine Steuerrechnung vor dem Wechsel gehört deshalb dazu.

Stolpersteine und Prüfpunkte

Zu den Prüfpunkten gehören die Bestätigung der geplanten Umwandlung durch die Gläubiger und die von einem Revisor geprüfte Wertbestätigung des umzuwandelnden Unternehmens. Hinzu kommen die amtliche Beglaubigung der Unterschrift, der richtige zivilrechtliche Weg nach FusG und die fünfjährige Veräusserungssperrfrist nach Art. 19 Abs. 2 DBG.

Die Prüfliste umfasst die Unterlagen, die für die gewählte Rechtsform und die Anmeldung beim Handelsregister erforderlich sind.

Prüfpunkte vor einem Rechtsformwechsel