Mehrwertsteuer für Schweizer Unternehmen: Registrierung, Sätze und Abrechnung

Ab wann ein Unternehmen MWST-pflichtig wird

Massgebend ist der Umsatz. Die ESTV hält in ihrer Kurzinformation zur Mehrwertsteuerpflicht ausländischer Unternehmen fest: Unternehmen, die in der Schweiz ansässig sind oder in der Schweiz Leistungen erbringen, sind obligatorisch mehrwertsteuerpflichtig, wenn sie pro Jahr mindestens 100'000 Franken Umsatz aus steuerbaren und steuerbefreiten Leistungen im In- und Ausland erzielen. Für die Schwelle zählen somit nicht nur Inlandumsätze; steuerbare und steuerbefreite Leistungen im In- und Ausland werden zusammengerechnet. Die Umsatzschwelle gilt unabhängig von der Rechtsform – von der Einzelfirma über die GmbH bis zur AG.

Steuerpflichtig ist nach ESTV-Definition, wer ein Unternehmen betreibt: eine selbständig ausgeübte berufliche oder gewerbliche Tätigkeit, die auf die nachhaltige Erzielung von Einnahmen aus Leistungen ausgerichtet ist und bei der die Person unter eigenem Namen nach aussen auftritt. Ein einmaliges Geschäft ohne Nachhaltigkeit begründet demnach keine Unternehmereigenschaft, eine dauerhaft am Markt auftretende Tätigkeit schon. Wer jährlich weniger als 100'000 Franken Umsatz aus steuerbaren Leistungen erzielt, ist von der Mehrwertsteuerpflicht befreit – es sei denn, er verzichtet auf die Befreiung und lässt sich freiwillig als steuerpflichtige Person eintragen.

Die freiwillige Unterstellung ist der Hebel für kleinere Betriebe. Sie lohnt sich vor allem bei Lieferungen an andere Unternehmen, die den Vorsteuerabzug geltend machen wollen: Diese Kundschaft holt die ausgewiesene MWST als Vorsteuer zurück, während der leistende Betrieb eigene Vorsteuern abzieht (Material, Fremdleistungen, Investitionen). Die Registrierung wird über die UID-Nummer mit dem Zusatz «MWST» bestätigt. Wer dagegen vorwiegend Privatkunden bedient, verteuert seine Leistungen mit der freiwilligen Registrierung um den Steuerbetrag, ohne dass die Kundschaft diesen zurückholen kann.

Wichtige Fakten zur MWST-Pflicht in der Schweiz

Vorteile und Nachteile der freiwilligen MWST-Registrierung

Normalsatz, reduzierter Satz und Sondersatz im Überblick

Seit dem 1. Januar 2024 gelten in der Schweiz drei Sätze: Normalsatz 8,1 %, reduzierter Satz 2,6 % und Sondersatz für Beherbergung 3,8 %. Alle steuerbaren Leistungen, die weder dem Sondersatz noch dem reduzierten Satz unterliegen, sind laut ESTV zum Normalsatz steuerbar. Typische Anwendungsfälle sind Handwerkerleistungen, Beratung, Elektronik und Kleidung. Der Sondersatz gilt für Übernachtungen in Hotels, Pensionen und vergleichbaren Unterkünften einschliesslich Frühstück.

Der reduzierte Satz von 2,6 % wird nach der ESTV-Aufstellung auf dem Entgelt und der Einfuhr folgender Lieferungen erhoben: Wasser in Leitungen (wobei die Abwasserentsorgung als Dienstleistung dem Normalsatz unterliegt), Lebensmittel nach dem LMG, Vieh und Geflügel, Fische und andere Tiere zu Speisezwecken, Getreide, Sämereien, Setzknollen und -zwiebeln, lebende Pflanzen, Stecklinge, Pfropfreiser sowie Schnittblumen und Zweige auch in veredelter Form (Arrangements, Sträusse, Kränze), Futtermittel, Silagesäuren und Streumittel für Tiere, Dünger, Pflanzenschutzmittel, Mulch und anderes pflanzliches Abdeckmaterial, Medikamente (Art. 49 MWSTV) sowie Zeitungen, Zeitschriften, Bücher und andere Druckerzeugnisse ohne Reklamecharakter (Art. 50 und 51 MWSTV). Ebenfalls zum reduzierten Satz gehören elektronische Zeitungen, Zeitschriften und Bücher ohne Reklamecharakter (Art. 51a und 52 MWSTV), Dienstleistungen der Radio- und Fernsehgesellschaften mit Ausnahme gewerblicher Angebote wie Werbespots, landwirtschaftliche Bodenbearbeitungsleistungen (Säen, Pflügen, Eggen, Düngen, Spritzen von Obstbäumen, Reben oder Gemüse), die unmittelbar der Erzeugung von reduziert steuerbaren Urprodukten vorausgehen, sowie die Ernte solcher noch mit dem Boden verbundener Erzeugnisse.

Zwei Änderungen sind für die Praxis zentral. Erstens wurde der reduzierte Satz auf Produkte für die Monatshygiene ausgedehnt, jedoch erst ab 1. Januar 2025. Zweitens wurden die Steuersätze per 1. Januar 2024 erhöht. Die ESTV stellt dazu eine Anleitung zur Deklaration der MWST beim Übergang 2023/2024 bereit, weil in Abrechnungsperioden über den Jahreswechsel getrennt nach den bis Ende 2023 und den ab 2024 geltenden Sätzen deklariert werden muss. Die Entwicklung der Schweizer Mehrwertsteuersätze seit der Einführung dokumentiert die ESTV in einer eigenen Übersicht.

Vergleich der Mehrwertsteuersätze in der Schweiz ab 1. Januar 2024

Leistungen mit reduziertem MWST-Satz nach Art. 50 und 51 MWSTV

Von der Steuer ausgenommene Leistungen und freiwillige Versteuerung

Nicht jede Leistung ist steuerbar. Bestimmte Leistungen wie Bildung, Gesundheit, Versicherungen, Immobilienverkäufe und Bankdienstleistungen sind von der Mehrwertsteuer ausgenommen (Art. 21 MWSTG). Wer ausschliesslich solche Leistungen erbringt, stellt keine MWST in Rechnung; deshalb trägt nicht jede Rechnung einen Steuerausweis. Ausgenommene Umsätze berechtigen im Gegenzug nicht zum Vorsteuerabzug auf den dafür bezogenen Mitteln – dieser Nachteil ist bei der Preiskalkulation einzuplanen.

Für bestimmte ausgenommene Umsätze nach Art. 21 Abs. 2 Ziff. 14–16 MWSTG sieht das Gesetz eine Option vor: Unter den Voraussetzungen von Art. 22 MWSTG kann deren Versteuerung gewählt werden. Betriebswirtschaftlich interessant ist das vor allem, wenn ein Betrieb hohe Vorsteuern aus Investitionen, Material oder Fremdleistungen trägt und an vorsteuerabzugsberechtigte Kundschaft liefert: Mit der Option werden die Umsätze steuerbar, die MWST wird ausgewiesen und der Vorsteuerabzug wird möglich. Wer dagegen vorwiegend Privatkunden hat, überwälzt mit der Option eine zusätzliche Steuer auf den Preis.

Anmeldung bei der ESTV: Ablauf und benötigte Angaben

Die Anmeldung erfolgt online über die Webseite der ESTV. Für das Ausfüllen sind laut ESTV bereitzuhalten: Angaben zur Firma wie Handelsregisterauszug und UID-Nummer; bei den Rechtsformen Einzelfirma, einfache Gesellschaft, Verein oder Stiftung zusätzlich die Sozialversicherungsnummer, die auf dem Versicherungsausweis AHV/IV oder der Krankenkassenkarte zu finden ist; sowie die Umsatzprognose des ersten Geschäftsjahres oder – bei bereits aktiven Unternehmen – Bilanz und Erfolgsrechnung der letzten maximal sechs Geschäftsjahre. Für die Nutzung des Online-Angebots braucht es einen Browser und einen PDF-Reader, und JavaScript muss im Browser zugelassen sein.

Zwei Punkte bestimmen das Timing. Der Übertrag der Handelsregister-Daten ins UID-Register kann bis zu drei Arbeitstage dauern; massgebend ist auf Seiten des Handelsregisters der Zeitpunkt der Publikation im Zentralen Firmenindex (Zefix). Konsortien, Arbeits-, Ingenieur- und Architekturgemeinschaften haben in der Regel die Rechtsform der einfachen Gesellschaft: Ist diese bereits im UID-Register eingetragen, findet man sie über die Suchleiste; andernfalls ist «manuell» zu wählen und «Einfache Gesellschaft» auszuwählen. Nach dem Einreichen zeigt die ESTV eine Bestätigung der Übermittlung samt PDF der Anmeldung an, das für die eigenen Akten heruntergeladen werden kann.

Fällt die obligatorische Steuerpflicht weg, ist das Unternehmen verpflichtet, sich bei der ESTV abzumelden (Löschung). Die Abmeldung erfolgt über dieselbe Online-Plattform wie die Anmeldung.

Ablauf der MWST-Anmeldung bei der ESTV

Ausländische Unternehmen: Steuervertretung in der Schweiz

Ausländische Unternehmen müssen bei der MWST-Online-Anmeldung zwingend eine Steuervertreterin oder einen Steuervertreter mit Wohn- oder Geschäftssitz in der Schweiz angeben; Anmeldungen ohne Steuervertretung können nicht abgeschlossen werden. Dafür sind die Daten der Steuervertretung sowie das unterzeichnete Formular «Steuervertretung für ausländische Unternehmen in der Schweiz» einzureichen. Auf eine Sicherheitsleistung verzichtet die ESTV bei Unternehmen mit Sitz, Wohnsitz oder Betriebsstätte im Ausland in der Regel.

Nicht steuerpflichtig sind nach der ESTV-Kurzinfo unter anderem Unternehmen mit Sitz im Ausland, die im Inland ausschliesslich von der MWST ausgenommene Leistungen oder der Bezugsteuer unterliegende Dienstleistungen erbringen. Anderes gilt bei physischer Präsenz am Markt: Erbringt ein ausländisches Unternehmen im Inland eine werkvertragliche Lieferung – ungeachtet dessen, ob dabei Material mitgeliefert wird –, löst dies bei einem weltweiten Jahresumsatz von mindestens 100'000 Franken die Mehrwertsteuerpflicht aus. Für die Abgrenzung im Einzelfall verweist die ESTV auf die MWST-Info 06 (Ort der Leistungserbringung) und die Publikation Nr. 52.02 des Bundesamts für Zoll und Grenzsicherheit zu werkvertraglichen Lieferungen und der Ablieferung von Gegenständen nach Bearbeitung im Inland.

Rechnungen mit korrektem MWST-Ausweis erstellen

Art. 26 MWSTG verlangt auf einer Rechnung mit Steuerausweis folgende Angaben: die MWST-Nummer des Leistungserbringers im Format CHE-123.456.789 MWST, das Datum oder den Zeitraum der Leistungserbringung, falls dieser vom Rechnungsdatum abweicht, Art, Gegenstand und Umfang der Leistung, das Entgelt als Nettobetrag, den anwendbaren Steuersatz, den darauf entfallenden Steuerbetrag und den Gesamtbetrag der Rechnung. Enthält eine Rechnung mehrere Positionen mit unterschiedlichen MWST-Sätzen, sind diese nach Steuersatz aufzuschlüsseln.

Für Kleinbeträge gilt eine Vereinfachung: Bei Rechnungen unter CHF 400 genügen der Bruttobetrag und der anwendbare Steuersatz; eine Aufschlüsselung in Netto und MWST ist nicht zwingend, und die Rechnungsempfängerin muss nicht namentlich genannt werden. Typische Fälle sind Kassenbelege, Quittungen und Kleinrechnungen im Detailhandel oder in der Gastronomie. Fehler beim Steuerausweis sind teuer: Sie führen zu Nachzahlungen, Bussen und aufwendigem Korrekturaufwand. Zudem benötigt die Empfängerin für den Vorsteuerabzug eine formell korrekte Rechnung – weist der Beleg die Steuer falsch oder unvollständig aus, kann sie den Abzug nicht wie vorgesehen vornehmen.

Laufende Abrechnung über das ESTV-Portal

Die Abrechnung läuft über das ESTV-Portal. «MWST-Abrechnung easy» kann wegen erhöhter Sicherheitsanforderungen nicht mehr genutzt werden; bisherige Nutzerinnen und Nutzer müssen auf «MWST-Abrechnung pro» wechseln, wofür die ESTV eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Registrierungsprozess als PDF bereitstellt. Das Angebot ist kostenfrei, und es können sowohl private als auch geschäftliche Geräte genutzt werden. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle MWST-pflichtigen Unternehmen online über das ePortal abrechnen; selbst erstellte Abrechnungsformulare oder Kopien unterstützt die ESTV nicht mehr.

Die Abrechnung muss nicht vergessen gehen: «MWST-Abrechnung pro» stellt automatisch eine E-Mail oder SMS zu, sobald die Abrechnung im Portal zur Verfügung steht. Wer Mobilnummer oder E-Mail-Adresse wechselt, passt diese unter Profil > Einstellungen > Mein Profil an; unterbleibt das, geht die Erinnerung an eine ungültige Nummer oder Adresse. Zusätzlich lassen sich die Benachrichtigungen und Nachrichtentypen in den Profileinstellungen gezielt aktivieren. Fristen für Abrechnung und Zahlung können über Massenfristgesuche für mehrere Abrechnungen und mehrere Firmen gleichzeitig verlängert werden; das Zwischenspeichern beim Ausfüllen ist möglich.

Für Beilagen gilt ein eigener Zeitplan: Ab dem 8. März 2025 sind das Formular Meldeverfahren und die Beilage zur Einlageentsteuerung direkt in der Online-Abrechnung hochzuladen und einzureichen. Andere Beilagen sind generell nur auf ausdrückliches Verlangen der ESTV einzureichen. Datenschutz und Steuergeheimnis bleiben nach Angaben der ESTV gewahrt, da alle Angebote den höchsten geltenden Sicherheitsbestimmungen entsprechen.

Abrechnung der Mehrwertsteuer über das ESTV-Portal