Steuererklärung für Schweizer Unternehmen: Fristen, Formulare und Vorauszahlungen

Was die Unternehmenssteuererklärung umfasst – und wer sie verlangt

Juristische Personen reichen für jede Steuerperiode eine Steuererklärung ein. Im Kanton Zürich etwa müssen natürliche und juristische Personen, die bereits vor dem 1. Januar steuerpflichtig waren, für die Staats- und Gemeindesteuern sowie für die direkte Bundessteuer eine Steuererklärung einreichen; bei juristischen Personen dient sie der definitiven Veranlagung der im Kalenderjahr endenden Steuerperioden. Zuständig für die Veranlagung sind die kantonalen Steuerbehörden. Bei ihnen beziehen die übrigen Steuerpflichtigen die Steuererklärung und die zugehörigen Formulare – weil die Kantone veranlagen.

Nicht zur Jahressteuererklärung gehören die laufenden Abrechnungen über Mehrwertsteuer sowie Verrechnungs- und Stempelabgaben. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) ist zuständig für Mehrwertsteuer, direkte Bundessteuer, Verrechnungs- und Stempelsteuer sowie weitere Abgaben des Bundes. Unternehmen rechnen die Mehrwertsteuer direkt über das ESTV-Portal ab und melden sie dort an; dasselbe gilt für die Rückerstattung der Verrechnungssteuer. Wer diese wiederkehrenden Abrechnungen mit der einmal jährlich fälligen Steuererklärung vermischt, sucht die Formulare am falschen Ort.

Ablauf der Steuererklärung für juristische Personen

Fristen: 31. März in den meisten Kantonen, im Kanton Zürich ab Zustellung

In den meisten Kantonen ist die Steuererklärung bis zum 31. März des Folgejahres einzureichen – für das abgelaufene Steuerjahr, nicht für das laufende.

Der Kanton Zürich geht einen anderen Weg: Dort ist die Steuererklärung mit den erforderlichen Beilagen innert 30 Tagen nach Zustellung der Formulare einzureichen; die Einreichung erfolgt online über die Plattform des Kantons. Die Frist läuft somit nicht auf ein festes Kalenderdatum, sondern ab Zugang der Formulare. Wer die Zustellung übersieht oder die Frist ab Zugang falsch berechnet, verliert Tage.

Bei knapper Zeit ist die Fristerstreckung der übliche Weg; sie muss vor Ablauf der ordentlichen Frist verlangt werden. Im Kanton Zürich regelt das Steuerbuch die Fristerstreckung für Steuererklärungen in einem eigenen Abschnitt, ebenso die Folgen der Nichteinreichung – diese Folgen sind damit ausdrücklich geregelt und kein Formfehler. Erstreckungsfristen und Rechtsfolgen verspäteter Einreichung richten sich nach kantonalem Recht.

Wichtige Fristen für die Steuererklärung in der Schweiz

Formulare und Wegleitungen: kantonale Drucksachen, ESTV-Muster als Orientierung

Die ESTV stellt Musterformulare und Wegleitungen zur direkten Bundessteuer bereit; sie richten sich an kantonale Steuerbehörden, Arbeitgeber sowie Bundesbedienstete im Ausland. Für Unternehmen im ordentlichen Verfahren sind das Orientierungsdokumente: Steuererklärung und zugehörige Formulare beziehen sie bei der zuständigen kantonalen Steuerbehörde, da diese veranlagt.

Für Kapitalgesellschaften umfasst das ESTV-Set das Formular 5 «Steuererklärung für Kapitalgesellschaften (AG / Kommandit-AG / GmbH), Genossenschaften und ausländische Personengesamtheiten», ferner Formular 5a als Wegleitung dazu und Formular 5b als Einlageblatt. Die ESTV veröffentlicht die Sammlungen der Formulare und Wegleitungen je Steuerjahr als ZIP-Archiv und führt zusätzlich ein Archiv der vergangenen Steuerjahre.

Ein Teil der Kantone stellt die Formulare als eFormulare bereit: PDFs, die elektronisch ausgefüllt, nach dem Herunterladen gespeichert und danach ausgedruckt werden können; der Kanton St. Gallen beschreibt genau dieses Vorgehen. Der Kanton Thurgau weist darauf hin, dass viele Browser die Funktionen dieser bearbeitbaren und speicherbaren PDFs nicht mehr unterstützen, und empfiehlt daher, den neuesten kostenlosen Adobe Reader zu installieren, das Formular lokal zu speichern, den Browser zu schliessen, das Formular über den Adobe Reader zu öffnen und erst dann zu bearbeiten und zu speichern. Die ESTV bittet für das korrekte Funktionieren der interaktiven PDF-Formulare um den kostenlosen Adobe Acrobat Reader; wer QDF-Formulare am PC ausfüllen, speichern und ausdrucken will, benötigt die aktuelle Version der Gratis-Software Snapform Viewer.

Wie Vorauszahlungen funktionieren: Guthaben, Referenznummer und Zins

Vorauszahlungen richten sich an Privatpersonen und betreffen die Kantons- und Gemeindesteuern, also Einkommens- und Vermögenssteuern; die Zinssätze werden jährlich neu festgelegt. Als Vorauszahlung gilt eine Zahlung, wenn der Zahlungseingang vor Fälligkeit der Ratenrechnungen des laufenden Steuerjahres erfolgt. Vorauszahlungen sind nur ohne Steuerausstände möglich, und die Steuerverwaltung akzeptiert sie im Rahmen des mutmasslich jährlich geschuldeten Steuerbetrages.

Die Zahlung kann einmal oder mehrmals pro Steuerjahr erfolgen, etwa monatlich. Die Referenznummer wechselt jährlich und ist nur im entsprechenden Steuerjahr verwendbar. Der Kanton Bern verschickt für die Zahlung eine QR-Rechnung; wer im Vorjahr vorausgezahlt hat, erhält im Januar zusammen mit dem Zins- und Kapitalausweis automatisch eine neue QR-Rechnung. Kein Versand von Zins- und Kapitalausweis sowie QR-Rechnung erfolgt, wenn der auf das nächste Kalenderjahr zu übertragende Betrag weniger als CHF 10.00 beträgt.

Verrechnet wird auf einem Vorauszahlungskonto: Ein Guthaben deckt die Ratenrechnungen. Übersteigt das Vorauszahlungsguthaben die Ratenrechnungen, werden die Überschüsse mit der nächsten Ratenrechnung verrechnet. Per Ende Jahr wird der Vorauszahlungszins berechnet, kapitalisiert und zusammen mit einem allfälligen Vorauszahlungsüberschuss auf das Folgejahr übertragen.

Grundlegendes zum Vorauszahlungssystem im Kanton Bern

Warum juristische Personen nicht vorauszahlen können – und was stattdessen hilft

Für Unternehmen ist die entscheidende Aussage knapp: Juristische Personen können keine Vorauszahlungen leisten. Der Kanton Bern hält das ausdrücklich fest, im selben Regelwerk, das Vorauszahlungen für natürliche Personen beschreibt. Die Mechanik aus Guthaben, jährlich wechselnder Referenznummer und Vorauszahlungszins steht damit Kapitalgesellschaften, Genossenschaften und anderen juristischen Personen nicht zur Verfügung.

Ob ein anderer Kanton eine abweichende, allenfalls auch für juristische Personen offene Praxis kennt, lässt sich aus einer einzelnen kantonalen Regelung nicht ableiten. Wer grössere Beträge vor Fälligkeit einzahlen will, klärt die Praxis direkt bei der eigenen kantonalen Steuerverwaltung ab, statt eine Übertragbarkeit anzunehmen.

Praktisch bleibt für Unternehmen die Liquiditätsplanung entlang der eigenen Ratenrechnungen: Die Fälligkeiten sind im Voraus bekannt und lassen sich in die Finanzplanung einbeziehen. Geleistete Zahlungen auf die Ratenrechnungen werden an der endgültigen Steuerrechnung gutgeschrieben; sie reduzieren den dannzumal geschuldeten Restbetrag. Wer die Zahlungen regelmässig und fristgerecht einplant, verhindert, dass die Schlussrechnung zu einem ungeplanten Liquiditätsabfluss wird.

Vorauszahlungen: Privatpersonen vs. juristische Personen

Vor der Abgabe: die wichtigsten Punkte in Kürze

Steuererklärung samt Zusatzformularen beim zuständigen kantonalen Steueramt beziehen, nicht bei der ESTV. Die kantonale Frist im Kalender vermerken oder – wo sie ab Zustellung läuft wie im Kanton Zürich – den Zugang der Formulare datieren; bei knapper Frist rechtzeitig eine Erstreckung verlangen. Die erforderlichen Beilagen gemäss Wegleitung des eigenen Kantons vollständig beilegen.

Mehrwertsteuer sowie Verrechnungs- und Stempelabgaben getrennt über das ESTV-Portal erledigen; sie gehören nicht in die Jahressteuererklärung. Vor der Zahlung die Zahlungsmodalitäten des eigenen Kantons klären, insbesondere Fälligkeiten und Höhe der Ratenrechnungen – und bei juristischen Personen nicht mit einem Vorauszahlungskonto rechnen.

Vor der Abgabe der Steuererklärung: Wichtige Schritte