Conservation des pièces justificatives en Suisse : délais, formats et exigences du CO

Conservation des pièces justificatives en Suisse : pourquoi il vaut la peine de s’attarder sur les détails

L’obligation de conservation va au-delà des comptes annuels et des pièces comptables. Selon l’art. 958f du Code des obligations (CO), les livres commerciaux, les pièces justificatives ainsi que le rapport de gestion et le rapport de révision doivent être conservés. Celui qui se contente d’archiver uniquement les dossiers de factures laisse régulièrement une partie des documents de côté – tels que le livre de caisse, la comptabilité des salaires ou le rapport de révision signé.

D’autres prescriptions s’appliquent en dehors du droit des obligations. Il s’agit notamment de la loi sur la taxe sur la valeur ajoutée (LTVA) et de son ordonnance (OTVA), de la loi sur les douanes, des lois fiscales, de la loi sur la protection des données (LPD) avec son ordonnance, de l’ordonnance sur le registre du commerce et des assurances sociales. S’ajoutent à cela l’ordonnance du DFF sur les données et informations électroniques (ODIE) et la loi fédérale sur les services de certification (ZertES), ainsi que des règles sectorielles spécifiques, par exemple pour les assurances, les banques et les caisses de pension. Selon le type de document, la période pertinente peut donc être plus longue que les dix ans prévus par le CO.

Qui est tenu de conserver – de l’entreprise individuelle à la fondation

Selon l’art. 957 du CO, les entreprises individuelles, les sociétés de personnes et les personnes morales sont soumises à l’obligation de tenir une comptabilité et, par conséquent, à l’obligation de conservation – tout comme les associations et les fondations. Les personnes physiques exerçant une activité indépendante sont également concernées, dans la mesure où elles sont tenues de tenir une comptabilité.

Dans le cas de la société anonyme, l’organisation et la conception du système comptable font partie des tâches inaliénables du conseil d’administration (art. 716a al. 1 ch. 3 CO) ; cette responsabilité ne peut pas être déléguée. L’archivage opérationnel peut être confié au service comptable, à une fiduciaire ou à un prestataire de services d’archivage – mais la responsabilité de la conception du système comptable reste entre les mains du conseil d’administration.

Dix ans – et le moment où le délai commence à courir

Selon l’art. 958f du CO, les livres commerciaux, les pièces justificatives, le rapport de gestion et le rapport de révision doivent être conservés pendant dix ans. Le délai commence à l’expiration de l’exercice commercial au cours duquel le document a été créé – et non à la date de la facture. Une pièce justificative relative à l’exercice clos au 31 décembre 2025 doit ainsi être conservée jusqu’à la fin de l’année 2035.

Pour les documents relatifs aux biens-fonds, un délai de 20 ans s’applique en raison de l’impôt sur les gains immobiliers. Les factures d’achat, de construction et d’entretien relatives à un immeuble ne doivent donc pas être détruites après dix ans avec les autres pièces justificatives.

Livres commerciaux, pièces justificatives, rapports : ce qui appartient aux archives

Les livres commerciaux comprennent le grand livre (journal), les livres auxiliaires tels que la comptabilité clients et fournisseurs, le livre de caisse, le livre d’inventaire, la comptabilité des immobilisations et la comptabilité des salaires.

En ce qui concerne les pièces justificatives, la règle est la suivante : chaque écriture nécessite une pièce justificative, et chaque pièce justificative doit être archivée. Sont concernés les factures reçues (factures fournisseurs, reçus), les factures émises (factures clients, notes de crédit), les pièces bancaires (extraits de compte, confirmations de paiement), les pièces de caisse (tickets de caisse, bons), les pièces de salaire (décomptes de salaire, décomptes AVS) ainsi que les contrats tels que les baux et les contrats de travail.

La troisième catégorie comprend les documents de clôture : bilan, compte de résultat et, le cas échéant, l’annexe. Le rapport de gestion et le rapport de révision doivent être conservés sous forme écrite et signée conformément à l’art. 958f du CO ; pour ces deux rapports, l’original est également requis, tandis que les livres et les pièces justificatives peuvent être archivés sous une autre forme.

Documents centraux à conserver selon l’art. 958f du CO

Papier, électronique ou équivalent : les exigences de l’OCRC

Les livres commerciaux et les pièces justificatives peuvent être conservés sur papier, électroniquement ou de manière équivalente selon l’art. 958f du CO. La condition est que la concordance avec les opérations commerciales et les faits sous-jacents soit garantie et que les documents puissent être rendus lisibles à tout moment.

Le Conseil fédéral a édicté, via l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres commerciaux (OCRC), des prescriptions sur les livres commerciaux à tenir, les principes régissant leur tenue et leur conservation, ainsi que sur les supports d’information utilisables. Pour les archives numériques, l’inaltérabilité, la disponibilité permanente et un classement systématique constituent des exigences centrales ; l’OCRC exige en outre que les livres et les pièces restent accessibles à une personne autorisée jusqu’à la fin du délai de conservation.

Celui qui numérise des pièces papier puis les détruit doit vérifier deux points : si la copie numérique restitue le contenu de manière complète et inchangée, et si elle reste lisible pendant toute la durée du délai, c’est-à-dire même après un changement de logiciel, de format ou de prestataire. Ces preuves relèvent de l’organisation de l’archivage et non de la comptabilité quotidienne.

Conservation électronique vs conservation sur papier des pièces justificatives

Ce qu’il advient des livres commerciaux après la radiation

La radiation au registre du commerce ne met pas fin à l’obligation de conservation. Selon l’art. 747 du CO, les livres commerciaux d’une société liquidée doivent être conservés pendant dix ans dans un lieu sûr. Ce lieu est désigné par les liquidateurs ; s’ils ne parviennent pas à s’entendre, l’office du registre du commerce détermine le lieu de conservation.

Le lieu d’archivage désigné doit être consigné par écrit, afin qu’il puisse encore être retrouvé plusieurs années après la radiation – par exemple pour les autorités qui doivent accéder aux livres de la société radiée.

Écueils typiques – et ce qui menace en cas de violation

Dans la pratique, les mêmes erreurs se répètent. Des archives sans système traçable : les pièces existent, mais ne sont plus retrouvables. Un archivage numérique dont l’inaltérabilité et la lisibilité ne peuvent pas être prouvées. Le rapport de gestion et le rapport de révision ne sont disponibles qu’en copie incomplète ou non signée. Les documents relatifs aux biens-fonds sont détruits après dix ans avec les autres pièces. Les pièces justificatives sont jetées après numérisation sans contrôle réussi de la lisibilité.

Si une pièce justificative manque, l’opération commerciale sous-jacente ne peut plus être prouvée face à l’administration fiscale et aux réviseurs – la documentation fait défaut là où elle est exigée. Outre le CO, les règles de conservation du droit relatif à la TVA et des lois fiscales peuvent s’appliquer, lesquelles prévoient leurs propres délais et formalités.

Pour la mise en œuvre, quelques dispositions appliquées avec rigueur suffisent. Déterminer par écrit le lieu d’archivage et les responsabilités. Documenter dans le système d’archivage, pour chaque catégorie de documents, où et sous quelle forme ils se trouvent. Tenir séparément les cas liés aux biens-fonds (délai de 20 ans) des cas généraux (délai de 10 ans), afin qu’ils ne soient pas supprimés lors d’une destruction planifiée. Lors de la numérisation, noter qui a numérisé, quand et selon quel contrôle.

Erreurs les plus fréquentes lors de la conservation des pièces justificatives en Suisse

Étapes importantes pour une conservation conforme des pièces justificatives