Conservazione dei documenti in Svizzera: termini, formati e prescrizioni del CO

Conservazione dei documenti in Svizzera: perché vale la pena prestare attenzione ai dettagli

L'obbligo di conservazione va oltre il bilancio annuale e i documenti contabili. Ai sensi dell'art. 958f CO, devono essere conservati i libri commerciali, i documenti di registrazione, nonché il rapporto di gestione e la relazione di revisione. Chi si limita ad archiviare solo le cartelle delle fatture lascia regolarmente fuori dall'archivio una parte della documentazione, come ad esempio il libro cassa, la contabilità salari o la relazione di revisione firmata.

Al di fuori del Codice delle obbligazioni (CO) si applicano ulteriori normative. Tra queste figurano la Legge sull'imposta sul valore aggiunto (IVA) e la relativa ordinanza, la Legge doganale, le leggi fiscali, la Legge federale sulla protezione dei dati (LPD) con la relativa ordinanza, l'Ordinanza sul registro di commercio e la legislazione sulle assicurazioni sociali. Si applicano inoltre l'Ordinanza del DFF sui dati e le informazioni elettroniche (O-DIE) e la Legge federale concernente la firma elettronica certificata (LSert), nonché norme specifiche per settore, ad esempio per le assicurazioni, le banche e le casse pensioni. A seconda del documento, il termine pertinente può quindi essere più lungo dei dieci anni previsti dal CO.

Chi è tenuto alla conservazione – dalla ditta individuale alla fondazione

Ai sensi dell'art. 957 CO, le ditte individuali, le società di persone e le persone giuridiche sono soggette all'obbligo di tenuta della contabilità e, di conseguenza, a quello di conservazione; lo stesso vale per le associazioni e le fondazioni. Sono pertanto interessate anche le persone fisiche che esercitano un'attività indipendente, nella misura in cui siano tenute alla tenuta della contabilità.

Nella società anonima, l'organizzazione e la strutturazione della contabilità rientrano tra i compiti inderogabili del consiglio di amministrazione (art. 716a cpv. 1 n. 3 CO); questa responsabilità non può essere delegata. L'archiviazione operativa può essere affidata alla contabilità, a una società fiduciaria o a un fornitore di servizi di archiviazione, ma la responsabilità per la strutturazione della contabilità rimane in capo al consiglio di amministrazione.

Dieci anni – e il momento in cui inizia a decorrere il termine

Ai sensi dell'art. 958f CO, i libri commerciali, i documenti di registrazione, il rapporto di gestione e la relazione di revisione devono essere conservati per dieci anni. Il termine decorre dalla fine dell'esercizio sociale in cui il documento è stato creato, non dalla data della fattura. Un documento relativo all'esercizio sociale chiuso al 31 dicembre 2025 deve quindi essere conservato fino alla fine del 2035.

Per i documenti relativi a immobili si applica un termine di 20 anni a causa dell'imposta sugli utili immobiliari. I documenti di acquisto, costruzione e manutenzione di un immobile non possono quindi essere distrutti dopo dieci anni insieme agli altri documenti di registrazione.

Libri commerciali, documenti di registrazione, rapporti: cosa deve finire in archivio

I libri commerciali includono il libro mastro (giornale), i libri sussidiari come la contabilità clienti e fornitori, il libro cassa, il libro inventario, la contabilità delle immobilizzazioni e la contabilità salari.

Per quanto riguarda i documenti di registrazione vale quanto segue: ogni registrazione richiede un documento giustificativo e ogni documento deve essere archiviato. Sono compresi le fatture di acquisto (fatture dei fornitori, ricevute), le fatture di vendita (fatture ai clienti, note di credito), i documenti bancari (estratti conto, conferme di pagamento), i documenti di cassa (scontrini, buoni), i documenti salariali (cedolini paga, conteggi AVS) nonché contratti come quelli di locazione e di lavoro.

La terza categoria è costituita dai documenti di chiusura: stato patrimoniale, conto economico e, se presente, l'appendice. Il rapporto di gestione e la relazione di revisione devono essere conservati per iscritto e firmati ai sensi dell'art. 958f CO; per questi due rapporti è inoltre richiesto l'originale, mentre libri e documenti di registrazione possono essere archiviati in altra forma.

Documenti centrali da conservare ai sensi dell'art. 958f CO

Cartaceo, elettronico o equivalente: le prescrizioni dell'OCom

I libri commerciali e i documenti di registrazione possono essere conservati su supporto cartaceo, elettronico o in modo equivalente ai sensi dell'art. 958f CO. Presupposto è che sia garantita la corrispondenza con le operazioni e i fatti sottostanti e che i documenti possano essere resi leggibili in qualsiasi momento.

Il Consiglio federale ha emanato con l'Ordinanza concernente la tenuta e la conservazione dei libri commerciali (OCom) disposizioni sui libri commerciali da tenere, sui principi per la loro tenuta e conservazione e sui supporti informativi utilizzabili. Per gli archivi digitali, l'immodificabilità, la disponibilità in qualsiasi momento e un'archiviazione sistematica costituiscono requisiti centrali; l'OCom esige inoltre che libri e documenti rimangano accessibili a una persona autorizzata fino alla scadenza del termine di conservazione.

Chi scansiona i documenti cartacei e li distrugge successivamente deve verificare due aspetti: se la copia digitale riproduce il contenuto in modo completo e inalterato e se rimane leggibile per l'intera durata del termine, anche dopo un cambio di software, formato o fornitore. Queste prove fanno parte dell'organizzazione dell'archivio e non della singola registrazione contabile.

Conservazione elettronica vs. conservazone su supporto cartaceo

Cosa succede ai libri commerciali dopo la cancellazione

Con la cancellazione dal registro di commercio l'obbligo di conservazione non termina. Ai sensi dell'art. 747 CO, i libri commerciali di una società liquidata devono essere conservati per dieci anni in un luogo sicuro. Tale luogo è indicato dai liquidatori; se non riescono a trovare un accordo, l'ufficio del registro di commercio determina il luogo di conservazione.

Il luogo di archiviazione designato deve essere fissato per iscritto, in modo che sia rintracciabile anche anni dopo la cancellazione, ad esempio per le autorità che devono accedere ai libri della società cancellata.

Ostacoli tipici – e le conseguenze delle violazioni

Nella pratica si ripetono sempre gli stessi errori. Un archivio privo di una sistematica comprensibile: i documenti esistono, ma non sono più ritrovabili. Un'archiviazione digitale in cui non è possibile dimostrare l'immodificabilità e la leggibilità. Rapporto di gestione e relazione di revisione sono disponibili solo come copie incomplete o non firmate. I documenti immobiliari vengono distrutti dopo dieci anni insieme agli altri documenti. I documenti di registrazione vengono gettati via dopo la scansione senza verificare il successo della leggibilità.

Se manca un documento, l'operazione sottostante non può più essere dimostrata nei confronti dell'amministrazione fiscale e della revisione: la documentazione manca proprio nel punto in cui viene richiesta. Oltre al CO, possono entrare in gioco anche le norme di conservazione del diritto IVA e delle leggi fiscali, che prevedono termini e formalità propri.

Per l'attuazione bastano poche regole, applicate con coerenza. Definire per iscritto il luogo di archiviazione e le responsabilità. Nel sistema di archiviazione, registrare per ogni categoria di documenti dove e in quale forma si trovano. Gestire separatamente i casi con termine di 20 anni relativi agli immobili da quelli con termine di 10 anni, in modo che non vengano cancellati in caso di cancellazione pianificata. Nella digitalizzazione, annotare chi ha scansionato, quando e dopo quale controllo.

Errori più frequenti nella conservazione dei documenti in Svizzera

Passaggi importanti per una corretta conservazione dei documenti