Gestion des débiteurs en Suisse : délais, relances et intérêts moratoires

Pourquoi la gestion des débiteurs commence avant la première facture

En Suisse, il n'existe pas de délai de paiement uniforme. Les petites entreprises, les artisans, les fiduciaires, les cabinets d'avocats ainsi que les freelances courent un grand risque en cas de paiement tardif. Ils dépendent de ces rentrées d'argent.

La gestion des débiteurs articule délai de paiement, étapes de relance, intérêt moratoire et règles de recouvrement. Celui qui définit ces quatre éléments avant le premier mandat agit sans pression temporelle face aux postes ouverts.

Un déroulement typique illustre l'escalade : un travail effectué en janvier est facturé début février avec un délai de paiement de 30 jours. Mi-mars, aucun versement n'est enregistré. Début avril, le client règle après un rappel de paiement – trois mois après la prestation.

Celui qui préfinance du matériel, des salaires ou des primes d'assurance ressent immédiatement la défaillance. Le délai de paiement et le processus de relance doivent donc être fixés avant l'envoi de la première facture. Le contrôle des encaissements est essentiel pour la liquidité.

Celui qui ne décide des intervalles de relance, des intérêts moratoires et des responsabilités qu'au moment du premier poste ouvert négocie sous la contrainte du temps. Cela conduit à des solutions incohérentes.

Échéance sans délai convenu : ce que dit réellement le CO

Le Code des obligations (CO) ne prévoit pas de délai de paiement général pour les factures. Selon l'art. 75 CO, une créance devient exigible immédiatement si aucun terme d'exécution n'est fixé. Sans délai convenu, le client devrait théoriquement payer le jour de la réception de la facture.

Le CO régit l'exigibilité aux articles 75 à 83. Ces dispositions ne s'appliquent que si aucune convention contraire n'a été conclue.

Il est pratiquement impossible pour quiconque de vérifier et de payer en l'espace d'une journée. Le délai est par conséquent indiqué sur la facture. Il n'existe aucune prescription légale imposant un délai de 30 jours.

Pour le calcul, deux dispositions s'appliquent : selon l'art. 77 CO, les délais commencent à courir le jour suivant l'établissement de la facture. Selon l'art. 76 CO, pour un délai fixé en mois, l'échéance tombe au jour correspondant du mois d'échéance. Si ce jour fait défaut – par exemple le 31 dans un mois de 30 jours –, c'est le dernier jour du mois qui fait foi.

La liberté contractuelle permettant tous les accords, des délais de 10, 14, 30 ou 60 jours sont librement négociables, pour autant que les deux parties soient d'accord. Les dispositions du CO ne s'appliquent qu'en l'absence d'autres arrangements.

L'art. 102 CO est déterminant pour la mise en demeure : le débiteur est en retard s'il ne paie pas après mise en demeure ou après l'échéance d'un terme précis. Un délai valablement fixé crée un tel terme. Le retard survient à son expiration.

La mention « payable immédiatement » est juridiquement correcte. Elle apparaît toutefois comme impolie et irréaliste dans la pratique.

Quel délai de paiement pour quelle activité

Dans la pratique, des modèles de délais fixes se sont établis. 10 jours conviennent pour les petits montants et les clients fidèles. 14 jours sont adaptés aux freelances, aux prestations de services et aux petites entreprises. 20 jours s'appliquent aux PME avec des mandats récurrents, 30 jours dans les affaires B2B et pour les commandes plus importantes.

60 jours sont rares et concernent les grands comptes ainsi que le secteur public. Ils ne s'appliquent que s'ils sont convenus contractuellement. 90 jours sont très rares et ne se justifient que par des motifs très solides.

30 jours constituent le standard de facto et le délai le plus fréquent en Suisse. Le client peut vérifier la facture, le créancier n'attend pas indéfiniment. En cas d'incertitude, 30 jours est le choix évident : la norme est connue et acceptée.

Des délais plus courts ne constituent pas un risque, mais une décision de trésorerie. Plus le délai est court, plus l'argent rentre rapidement. De nombreux freelances et petits entrepreneurs travaillent avec succès avec des délais de 14 ou 20 jours.

Les délais plus courts sont particulièrement pertinents lorsque la prestation a déjà été fournie. Pour un travail effectué en une journée, il est difficile de justifier un délai de 30 jours.

À l'inverse, celui qui accorde 60 ou 90 jours finance de fait l'exploitation du client.

Délais de paiement les plus fréquents en Suisse par type d'activité

Avantages et risques des longs délais de paiement

Formuler les conditions de paiement et utiliser l'escompte comme incitation

Le délai de paiement figure dans les conditions générales de vente (CGV). Il est communiqué dès l'offre. Ainsi, il n'y a pas de surprise lors de l'établissement de la facture.

Échéance, date d'échéance, taux d'intérêt moratoire et éventuels frais de relance figurent dans les mêmes conditions. Le client les accepte avec l'offre. Si quelqu'un fixe le délai uniquement sur la facture, il manque la preuve que le client en avait connaissance avant l'acceptation du mandat.

L'escompte est une réduction de prix pour paiement rapide. Celui qui paie avant l'expiration du délai normal obtient un petit rabais. La variante la plus courante en Suisse est « 2 % d'escompte pour paiement sous 10 jours ».

Avec un délai normal de 30 jours, l'argent rentre ainsi environ 20 jours plus tôt. Le prix à payer est de 2 % du montant de la facture. L'escompte n'a d'effet que si l'échelonnement est expressément formulé dans les conditions de paiement. Sinon, le client ne peut pas effectuer la déduction.

Une formulation claire et concise dans les CGV et sur la facture a fait ses preuves : « Payable sous 30 jours net ; 2 % d'escompte pour paiement sous 10 jours. » Ainsi, le délai, le rabais et le montant restant sont clairement définis pour les deux parties. La décision du client devient un simple calcul : bénéficier de l'escompte ou garder l'argent plus longtemps.

Escompte comme incitation au paiement : délai vs rabais

Le processus de relance : trois étapes, écrit, traçable

La forme de la mise en demeure n'est pas définie par la loi. En Suisse, il n'existe pas de réglementation officielle concernant les relances. Une procédure en trois étapes s'est imposée : rappel de paiement, deuxième mise en demeure et troisième mise en demeure en tant que « dernière mise en demeure ». Dans cette dernière, la poursuite est souvent menacée. Les intervalles peuvent être librement fixés.

La plupart des entreprises effectuent trois relances avant d'engager une poursuite. Les étapes de relance ne sont pas prescrites par la loi, mais établies par la pratique.

Le canal est libre : une mise en demeure peut être envoyée par e-mail, tant que le créancier connaît une adresse e-mail valide du débiteur. Il n'existe aucune prescription concernant la voie d'envoi.

La forme écrite est néanmoins recommandée. Elle sert de preuve en cas de litiges ou d'incertitudes ultérieurs. Une lettre recommandée est possible, mais non nécessaire.

Chaque mise en demeure doit se référer à la facture concrète. Le client est clairement, mais amicalement, informé du montant dû.

Juridiquement, une mise en demeure n'est pas obligatoire : les émetteurs de factures ne sont pas tenus d'envoyer une mise en demeure. Si le débiteur refuse de toute façon le paiement, une mise en demeure apporte peu. Il convient alors d'examiner si une poursuite doit être engagée directement.

Trois niveaux de relance en Suisse

Intérêts moratoires : 5 pour cent à partir de l'échéance

Le Code des obligations autorise un intérêt moratoire de 5 % par an en cas de paiement tardif. Il est dû sans convention préalable. Il peut être réclamé à partir de l'expiration du délai de paiement convenu.

Celui qui fixe un délai de 30 jours peut calculer l'intérêt à partir de la date d'échéance si celle-ci passe sans utilisation.

Un taux d'intérêt supérieur à 5 % n'est admissible que s'il a été expressément fixé dans le contrat ou dans les conditions générales de vente. Certaines entreprises font preuve de plus de clémence et n'appliquent l'intérêt que plus tard.

Le taux d'intérêt et le début du calcul des intérêts doivent figurer sur la facture ou la mise en demeure. Ainsi, le montant reste compréhensible et n'est pas contesté comme une créance ajoutée après coup.

Économiquement, le taux d'intérêt est perceptible dans le contexte actuel : le taux directeur de la BNS est de 0,00 %, valable depuis le 20.06.2025. Un intérêt moratoire de 5 % par an constitue ainsi une incitation beaucoup plus forte au paiement rapide que le niveau général des taux.

Les taux d'intérêt font partie des conditions de paiement. Celui qui communique l'intérêt moratoire avant l'acceptation du mandat peut le faire valoir ultérieurement sans convention supplémentaire.

Intérêt moratoire et taux directeur actuel de la BNS

Frais de relance et frais de recouvrement : uniquement avec base claire

Les frais de relance doivent être expressément convenus, par exemple dans les CGV. Ils doivent être chiffrés concrètement – par exemple : « À partir de la deuxième mise en demeure, des frais de relance de CHF 15 seront facturés. » Des affirmations générales comme « des frais de relance seront perçus » ne suffisent pas.

Celui qui se voit confronté à des frais de relance qui n'ont pas été convenus auparavant ou communiqués de manière transparente devrait les contester par écrit. De plus, une justification doit être exigée.

Règles de recouvrement : Si une facture ouverte est transmise à une agence de recouvrement, des frais supplémentaires surviennent souvent. Ceux-ci ne peuvent pas être automatiquement répercutés sur la personne en défaut de paiement. Seuls les coûts supplémentaires convenus contractuellement ou justifiables de manière compréhensible sont admissibles. Les frais de recouvrement disproportionnés devraient être contestés par écrit.

Pour le cas inverse – sa propre entreprise se voit confrontée à des frais excessifs – il existe une instance de plainte. L'Association suisse des instituts fiduciaires de recouvrement traite les plaintes concernant des pratiques de recouvrement déloyales.

Quand la mise en demeure devient un commandement de payer

Si une créance reste ouverte ou est contestée, la partie créancière peut engager une poursuite auprès de l'office des poursuites. La partie débitrice reçoit alors un commandement de payer.

Une mise en demeure n'est pas juridiquement obligatoire. La poursuite n'est donc pas liée à une étape de relance préalable. Elle n'est néanmoins judicieuse qu'après un processus de relance documenté.

La dernière mise en demeure avec menace de poursuite est l'endroit approprié pour annoncer cette étape. Ensuite, la décision doit être consignée en interne, avec le numéro de facture, les dates de relance, le montant ouvert et le calcul des intérêts. Cette documentation porte ses fruits si le montant réclamé ou les frais sont contestés ultérieurement.

Le commandement de payer est l'étape procédurale suivante après la poursuite. Si les données de relance et le calcul des intérêts font défaut, le recouvrement de la créance est inutilement entravé.