Debitorenmanagement in der Schweiz: Fristen, Mahnwesen und Verzugszinsen

Warum Debitorenmanagement vor der ersten Rechnung beginnt

In der Schweiz gibt es keine einheitliche Zahlungsfrist. Kleinbetriebe, Handwerksbetriebe, Treuhand- und Anwaltsbüros sowie Freelancer tragen bei verspäteter Zahlung ein grosses Risiko. Sie sind auf das Geld angewiesen.

Debitorenmanagement verbindet Zahlungsfrist, Mahnstufen, Verzugszins und Inkassoregeln. Wer diese vier Elemente vor dem ersten Auftrag festlegt, handelt bei offenen Posten nicht unter Zeitdruck.

Ein typischer Ablauf zeigt die Eskalation: Eine im Januar erbrachte Arbeit wird Anfang Februar mit 30 Tagen Zahlungsfrist verrechnet. Mitte März ist nichts eingegangen. Anfang April begleicht der Kunde nach einer Zahlungserinnerung – drei Monate nach der Arbeit.

Wer Material, Löhne oder Versicherungsprämien vorfinanziert, spürt den Ausfall sofort. Zahlungsfrist und Mahnwesen stehen deshalb fest, bevor die erste Rechnung rausgeht. Die Kontrolle der Zahlungseingänge ist für die Liquidität das A und O.

Wer erst beim ersten offenen Posten über Mahnabstände, Verzugszins und Zuständigkeiten entscheidet, verhandelt unter Zeitdruck. Das führt zu uneinheitlichen Lösungen.

Fälligkeit ohne vereinbarte Frist: Was das OR tatsächlich sagt

Das Obligationenrecht kennt keine allgemeine Zahlungsfrist für Rechnungen. Nach OR Art. 75 wird eine Forderung sofort fällig, wenn kein Erfüllungszeitpunkt bestimmt ist. Ohne vereinbarte Frist müsste der Kunde theoretisch am Tag des Rechnungseingangs zahlen.

Das OR regelt die Fälligkeit in den Artikeln 75 bis 83. Diese Bestimmungen greifen nur, wenn keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde.

Kaum jemand kann innert eines Tages prüfen und zahlen. Die Frist wird deshalb auf der Rechnung gesetzt. Eine gesetzliche Vorgabe, die an 30 Tage bindet, gibt es nicht.

Für die Berechnung gelten zwei Bestimmungen: Nach OR Art. 77 laufen Fristen ab dem Tag, der auf die Rechnungsstellung folgt. Nach OR Art. 76 fällt bei einer nach Monaten bestimmten Frist der entsprechende Tag des Fälligkeitsmonats. Fehlt dieser Tag – etwa der 31. in einem Monat mit 30 Tagen –, gilt der letzte Tag des Monats.

Weil Vertragsfreiheit gilt, sind 10, 14, 30 oder 60 Tage frei vereinbar, solange beide Seiten einverstanden sind. Die OR-Bestimmungen greifen nur, wenn nichts anderes abgemacht wurde.

Für den Verzug ist OR Art. 102 massgebend: Der Schuldner kommt in Verzug, wenn er nach Mahnung oder nach Ablauf eines bestimmten Verfalltags nicht zahlt. Eine wirksam gesetzte Frist schafft einen solchen Verfalltag. Der Verzug tritt mit ihrem Ablauf ein.

Der Vermerk «sofort fällig» ist rechtlich korrekt. Er wirkt aber unhöflich und praxisfern.

Welche Zahlungsfrist zu welchem Geschäft passt

In der Praxis haben sich feste Fristenmodelle etabliert. 10 Tage passen bei Kleinbeträgen und Stammkunden. 14 Tage eignen sich bei Freelancern, Dienstleistungen und Kleinunternehmen. 20 Tage gelten bei KMU mit wiederkehrenden Aufträgen, 30 Tage im B2B-Geschäft und bei grösseren Aufträgen.

60 Tage sind selten und kommen bei Grosskunden sowie der öffentlichen Hand vor. Sie gelten nur, wenn sie vertraglich vereinbart sind. 90 Tage sind sehr selten und nur mit sehr guten Gründen sinnvoll.

30 Tage sind der De-facto-Standard und die mit Abstand häufigste Frist in der Schweiz. Der Kunde kann die Rechnung prüfen, der Rechnungssteller wartet nicht unbegrenzt. Bei Unsicherheit ist 30 Tage die naheliegende Wahl: Der Standard ist bekannt und akzeptiert.

Kürzere Fristen sind kein Risiko, sondern eine Cashflow-Entscheidung. Je kürzer die Frist, desto schneller fliesst das Geld. Viele Freelancer und Kleinunternehmer arbeiten erfolgreich mit 14 oder 20 Tagen.

Besonders naheliegend sind kürzere Fristen, wenn die Leistung bereits erbracht ist. Bei einer an einem Tag erledigten Arbeit lässt sich eine 30-Tage-Frist schwer begründen.

Umgekehrt finanziert, wer 60 oder 90 Tage einräumt, faktisch den Betrieb des Kunden mit.

Häufigste Zahlungsfristen in der Schweiz nach Geschäftstyp

Vorteile und Risiken von langen Zahlungsfristen

Zahlungsbedingungen formulieren und Skonto als Anreiz nutzen

Die Zahlungsfrist gehört in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Sie wird bereits bei der Offerte kommuniziert. So gibt es bei der Rechnungsstellung keine Überraschungen.

Zahlungsziel, Fälligkeitsdatum, Verzugszinssatz und allfällige Mahngebühren stehen in denselben Bedingungen. Diese akzeptiert der Kunde mit der Offerte. Setzt jemand die Frist erst auf der Rechnung, fehlt der Beleg, dass der Kunde sie vor der Auftragsannahme gekannt hat.

Skonto ist ein Preisnachlass für schnelle Zahlung. Wer vor Ablauf der regulären Frist zahlt, erhält einen kleinen Rabatt. Die häufigste Variante in der Schweiz lautet «2 % Skonto bei Zahlung innert 10 Tagen».

Bei einer regulären Frist von 30 Tagen fliesst das Geld damit rund 20 Tage früher. Der Preis dafür sind 2 % des Rechnungsbetrags. Skonto wirkt nur, wenn die Staffel ausdrücklich in den Zahlungsbedingungen formuliert ist. Sonst kann der Kunde den Abzug nicht vornehmen.

Bewährt hat sich eine klare, knappe Formulierung in den AGB und auf der Rechnung: «Zahlbar innert 30 Tagen netto; bei Zahlung innert 10 Tagen 2 % Skonto.» Damit stehen Frist, Rabatt und Restbetrag für beide Seiten eindeutig fest. Der Entscheid des Kunden wird zur einfachen Rechnung: Skonto ziehen oder das Geld länger behalten.

Skonto als Zahlungsanreiz: Frist vs. Rabatt

Der Mahnlauf: dreistufig, schriftlich, nachweisbar

Die Form der Mahnung ist gesetzlich nicht definiert. In der Schweiz gibt es keine offizielle Regelung zum Mahnwesen. Eingebürgert hat sich ein dreistufiges Verfahren: Zahlungserinnerung, zweite Mahnung und dritte Mahnung als «letzte Mahnung». In der letzten Mahnung wird häufig die Betreibung angedroht. Die Abstände lassen sich frei festlegen.

Die meisten Unternehmen mahnen drei Mal, bevor sie eine Betreibung einleiten. Die Mahnstufen sind nicht gesetzlich vorgeschrieben, sondern als Praxis etabliert.

Der Kanal ist frei: Eine Mahnung darf per E-Mail verschickt werden, solange dem Gläubiger eine gültige E-Mail-Adresse des Schuldners bekannt ist. Vorschriften zum Versandweg gibt es keine.

Empfohlen wird dennoch die schriftliche Form. Sie dient bei späteren Streitigkeiten oder Unklarheiten als Nachweis. Ein Einschreiben ist möglich, aber nicht nötig.

Jede Mahnung muss sich auf die konkrete Rechnung beziehen. Der Kunde wird klar, aber freundlich auf den ausstehenden Betrag hingewiesen.

Rechtlich zwingend ist eine Mahnung nicht: Rechnungsstellende sind nicht verpflichtet, eine Mahnung zu senden. Lehnt der Schuldner die Zahlung ohnehin ab, bringt eine Mahnung wenig. Dann ist zu prüfen, ob direkt eine Betreibung eingeleitet wird.

Drei Stufen des Mahnwesens in der Schweiz

Verzugszinsen: 5 Prozent ab Ablauf der Frist

Das Obligationenrecht erlaubt bei verspäteter Zahlung einen Verzugszins von 5 % pro Jahr. Er ist ohne vorherige Vereinbarung geschuldet. Er darf ab Ablauf der vereinbarten Zahlungsfrist erhoben werden.

Wer eine Frist von 30 Tagen setzt, kann den Zins ab dem Verfalltag berechnen, wenn diese ungenutzt verstreicht.

Ein höherer Zinssatz als 5 % ist nur zulässig, wenn er ausdrücklich im Vertrag oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen festgelegt wurde. Manche Unternehmen sind kulanter und setzen den Zins erst später an.

Zinssatz und Beginn der Zinsberechnung gehören auf Rechnung oder Mahnung. So bleibt der Betrag nachvollziehbar und wird nicht als nachgeschobene Forderung bestritten.

Wirtschaftlich spürbar ist der Zinssatz im aktuellen Umfeld: Der SNB-Leitzins liegt bei 0,00 %, gültig ab 20.06.2025. Ein Verzugszins von 5 % pro Jahr setzt damit einen deutlich stärkeren Anreiz zur raschen Zahlung als das allgemeine Zinsniveau.

Zinssätze sind Teil der Zahlungsbedingungen. Wer den Verzugszins vor Auftragsannahme kommuniziert, kann ihn später ohne Zusatzvereinbarung geltend machen.

Verzugszins und aktueller SNB-Leitzins

Mahngebühren und Inkassospesen: Nur mit klarer Grundlage

Mahngebühren müssen ausdrücklich vereinbart sein, etwa in den AGB. Sie müssen konkret beziffert werden – zum Beispiel: «Ab der zweiten Mahnung fallen Mahngebühren von CHF 15 an.» Allgemeine Aussagen wie «es werden Mahnspesen erhoben» genügen nicht.

Wer mit Mahngebühren konfrontiert wird, die vorher nicht vereinbart oder transparent kommuniziert wurden, sollte sie schriftlich bestreiten. Zudem ist eine Begründung einzufordern.

Inkassoregeln: Wird eine offene Rechnung an ein Inkassobüro weitergeleitet, entstehen oft zusätzliche Gebühren. Diese dürfen nicht automatisch auf die säumige Person überwälzt werden. Zulässig sind nur vertraglich vereinbarte oder nachvollziehbar begründete Mehrkosten. Unverhältnismässige Inkassogebühren sollten schriftlich bestritten werden.

Für den umgekehrten Fall – der eigene Betrieb sieht sich mit überrissenen Spesen konfrontiert – existiert eine Beschwerdestelle. Beschwerden über unfaire Inkassopraktiken nimmt der Verband der Schweizerischen Inkassotreuhandinstitute entgegen.

Wenn die Mahnung zum Zahlungsbefehl wird

Bleibt eine Forderung offen oder wird sie bestritten, kann die Gläubigerseite beim Betreibungsamt eine Betreibung einleiten. Die Schuldnerseite erhält dann einen Zahlungsbefehl.

Eine Mahnung ist rechtlich nicht zwingend. Die Betreibung bindet deshalb nicht an eine vorherige Mahnstufe. Sinnvoll ist sie dennoch erst nach einem dokumentierten Mahnlauf.

Die letzte Mahnung mit Betreibungsandrohung ist der passende Ort, um diesen Schritt anzukündigen. Danach gehört der Entscheid intern festgehalten, samt Rechnungsnummer, Mahndaten, offenem Betrag und Zinsberechnung. Diese Dokumentation trägt, wenn der geforderte Betrag oder die Spesen später bestritten werden.

Der Zahlungsbefehl ist der nächste Verfahrensschritt nach der Betreibung. Fehlen die Mahndaten und die Zinsberechnung, wird die Durchsetzung der Forderung unnötig erschwert.