Planification de trésorerie avec tableur : modèles, formules et limites

La trésorerie n’est pas le bénéfice : pourquoi le tableau a besoin des flux de paiement

Pour la trésorerie, seuls comptent les flux de paiement : tout ce qui touche réellement le compte bancaire ou la caisse. La planification de trésorerie ne correspond donc pas un pour un au compte de résultat. Une entreprise peut afficher un bénéfice élevé sur une période donnée et pourtant ne pas être solvable.

Dès qu’une facture est envoyée et comptabilisée, le chiffre d’affaires et le bénéfice augmentent ; l’opération n’apparaît sur le compte bancaire qu’au moment du paiement par le client. La cause réside généralement dans le délai de paiement : les créances clients sont déjà enregistrées comme produits, mais les paiements restent en attente.

On parle de flux de trésorerie (Cash Flow) uniquement lorsque l’encaissement est comptabilisé sur le compte bancaire ; c’est seulement à ce moment que les liquidités augmentent. La planification de trésorerie détermine le solde de trésorerie prévisionnel et sert d’outil de contrôle pour l’évaluation des risques.

Inversement, un emprunt modifie la trésorerie, mais pas le résultat de l’entreprise : il apporte de l’argent sur le compte sans augmenter le bénéfice.

Au centre du tableau figurent les moyens liquides : le total de tous les avoirs bancaires et postaux plus l’argent liquide en caisse. Ces valeurs doivent figurer dans le plan sur la base de faits concrets. Celui qui copie les lignes de chiffre d’affaires depuis le compte de résultat passe à côté de l’objectif.

Le schéma de base : solde initial, encaissements et décaissements, solde final

Chaque période suit le même schéma : solde initial des moyens liquides plus encaissements moins décaissements égale le solde final. Ce solde final constitue la trésorerie de départ de la période suivante. Il en résulte une actualisation glissante que tout modèle doit refléter.

Cette base glissante indique si et quand un goulot d’étranglement de trésorerie survient, ainsi que l’ampleur d’un besoin de financement potentiel. Comme le plan concerne les périodes futures, il n’est pas possible de prédire exactement tous les flux de paiement. Des prévisions et des estimations sont nécessaires pour le chiffre d’affaires, les coûts énergétiques et d’autres postes.

Seuls les événements ayant un impact sur les paiements sont enregistrés, c’est-à-dire ceux impliquant un mouvement d’argent. Les écritures comptables sans effet de trésorerie, telles que les amortissements ou les provisions, n’ont pas leur place dans les lignes du plan, même si elles influencent le compte de résultat.

Schéma de base de la planification de trésorerie avec tableur

Construire son propre modèle : grille temporelle, catégories, données de base

Pour les indépendants et les petites entreprises, une grille simple suffit souvent : une colonne par mois avec toutes les entrées d’argent attendues. Ceux qui ont des paiements hebdomadaires ou fortement fluctuants choisissent des périodes plus courtes. Plus la période est courte, plus tôt les goulots d’étranglement sont visibles – et plus il y a de colonnes à gérer régulièrement.

Verticalement figurent le solde initial, les groupes d’encaissements et les groupes de décaissements. Les blocs de décaissements typiques sont les fournisseurs, les salaires, le loyer et les frais d’exploitation courants. L’UBS cite le personnel (y compris le chômage partiel), le loyer et les frais d’exploitation courants comme domaines permettant des réductions de coûts.

Les blocs de lignes portent des désignations fixes : solde initial, encaissements, décaissements, solde final. Sous les décaissements figurent les fournisseurs, les salaires, le loyer et les frais d’exploitation courants. De telles désignations rendent le plan vérifiable.

La valeur de départ est le solde réel en caisse et sur les comptes ; les données de base telles que la période comptable ou de planification sont saisies une seule fois. Le degré de détail dépend de l’ampleur des flux de paiement typiques de l’entreprise, de leur régularité et du risque de pertes sur créances.

Des modèles prêts à l’emploi pour les PME suisses sont notamment proposés par UBS, Tresio et BDO. Helvetia souligne qu’il est également possible de créer soi-même un modèle avec de bonnes connaissances Excel. Pour les premières planifications, une solution toute faite est recommandée.

Le modèle de l’UBS peut être téléchargé gratuitement. Il contient un guide étape par étape, la détection précoce des lacunes de financement et une simulation simple avec des représentations graphiques.

Tresio met à disposition un modèle Excel gratuit optimisé pour les PME suisses, qui compte plus de 1'000 téléchargements selon la prestataire. La structure de base est déjà établie, complétée par un guide étape par étape. La prestataire est Tresio SA, Baslerstrasse 60, 8048 Zurich.

Banana Comptabilité fournit avec le Cash Manager Non-Profit un modèle pour les associations, les ONG et les fondations. Il divise le plan en quatre tableaux, dont « Comptes » pour le solde des moyens liquides et « Catégories » pour le compte de résultat. BDO, weclapp et bexio proposent également des modèles. Banana complète son modèle par un tutoriel et un fichier exemple avec des écritures.

Banana propose le modèle et le tutoriel en téléchargement et ouvre également le fichier dans l’application web Banana sans installation.

weclapp propose un modèle Excel gratuit dans son lexique, bexio lie un modèle de planification de trésorerie dans l’article de blog du 6 novembre 2020. Helvetia publie un article conseil sur la structure, les astuces et le modèle.

Comparaison des modèles de planification de trésorerie en Suisse

Formules et liaisons cellulaires pour maintenir le plan vivant

Trois opérations reviennent régulièrement : les totaux par catégorie et par période, le report du solde final dans la période suivante et la liaison des champs d’hypothèses avec les cellules de résultat. Toutes trois peuvent être représentées par de simples formules de somme et de référence. Il est décisif que les hypothèses se trouvent dans des cellules propres, clairement désignées, et non cachées dans les lignes de calcul.

Ces trois opérations portent des noms courants : formule de somme pour le total de catégorie (SOMME), formule de recherche pour la reprise des données de base (RECHERCHEV) et formule conditionnelle pour la valeur de scénario (SI). La formule de somme agit sur la plage de lignes d’une catégorie. Les données de base se trouvent sur une feuille séparée, pas dans les lignes de calcul.

Le solde final d’une période doit figurer comme référence à la cellule de résultat de la période précédente dans la ligne de solde initial de la colonne suivante – et non comme valeur copiée. Sinon, chaque ajustement rompt la chaîne, et un solde initial modifié n’affecte qu’une seule colonne. Tresio évoque une liaison intelligente entre cellules pour la simulation de scénarios « What-if ».

L’erreur classique est une valeur copiée au lieu d’une référence de cellule : si la ligne de solde initial contient le chiffre de la période précédente, seule cette colonne est correcte au début. Tout ajustement ultérieur d’une hypothèse ne sera plus recalculé en cascade. Les références doivent donc pointer vers la colonne précédente sur toutes les colonnes.

En pratique, il est judicieux de séparer la zone de saisie et la zone de calcul : hypothèses, données de base et valeurs d’ouverture en haut, suivies des pures lignes de calcul en dessous. Si les périodes sont prolongées plus tard, les colonnes peuvent être copiées sans que les références ne pointent vers des périodes précédentes erronées.

La logique de calcul dans un modèle prêt à l’emploi est illustrée par Banana Comptabilité : dans les quatre tableaux, il est possible de déterminer quelles colonnes apparaissent et dans quel ordre.

Le tableau « Comptes » affiche selon la vue le solde actuel des moyens liquides, les mouvements durant la période de comptabilisation, la trésorerie planifiée ou l’écart entre prévu et réalisé. Un fichier exemple avec des écritures et un tutoriel présentent cela à travers un exemple comptable concret.

La comparaison prévu/réel relie le plan à la comptabilité courante. Les écarts peuvent être contrôlés avant qu’ils ne deviennent des goulots d’étranglement.

Étapes pour créer une planification de trésorerie fonctionnelle

Des scénarios plutôt qu’un seul chiffre : le « What-if » dans la feuille de calcul

Si les hypothèses se trouvent dans des cellules propres, il est possible de calculer des variantes : les paiements clients arrivent plus tard que prévu, un bloc de chiffre d’affaires est plus faible, un grand client ne paie pas. Seule la valeur de l’hypothèse est modifiée ; les totaux, les soldes finaux et toutes les périodes suivantes sont recalculés automatiquement.

L’UBS recommande la simulation simple incluant des représentations graphiques afin de détecter précocement les lacunes de financement. Un graphique linéaire du solde final sur toutes les périodes montre d’un coup d’œil à quelle période la courbe passe sous zéro. La simple colonne de chiffres ne le montre pas.

Ainsi, le plan devient une base de décision plutôt qu’une collection de chiffres : Tresio décrit le modèle comme un instrument pour les scénarios What-if et un plan B et C. Banana renvoie à la possibilité de simuler des scénarios futurs et d’en tirer des bases de décision solides.

De la simulation découlent des mesures concrètes : envoyer rapidement les factures, fixer des délais de paiement plus courts, relancer systématiquement les factures en retard, convenir d’acomptes et de paiements anticipés, reporter les acquisitions ou louer les installations nécessaires au lieu de les acheter.

Côté entrées, l’UBS cite également l’optimisation des stocks de marchandises et des approvisionnements, la vente d’immobilisations non nécessaires ainsi que l’apport de fonds supplémentaires par des tiers ou les propriétaires. Côté sorties s’ajoutent des délais fournisseurs plus longs, des prix d’achat vérifiés et des prélèvements propriétaires réduits.

Sans comptabilité à jour, toute planification reste inachevée

Avant la première ligne du plan se trouve la constatation de l’existant : combien d’argent se trouve actuellement en caisse et sur quels comptes ? Quelles factures clients seront payées quand, quelles factures fournisseurs sont en attente ? Sans ces indications, le solde initial et les premières périodes sont devinés.

C’est pourquoi la comptabilité doit être tenue à jour quotidiennement. Si ce n’est pas le cas, les postes ouverts et les échéances manquent, et le plan manque de base.

La planification elle-même doit être créée avec soin et mise à jour régulièrement, sinon des hypothèses obsolètes continuent de circuler. Une comparaison prévu/réel entre le plan et la comptabilité courante révèle les écarts avant qu’ils ne deviennent des goulots d’étranglement.

L’article de blog de bexio du 6 novembre 2020 résume cinq conseils pratiques ; Tobias Angehrn est cité comme expert. Ils vont de la distinction entre trésorerie et chiffre d’affaires à la comptabilité à jour comme point de départ.

Un manque de liquidités menace l’existence de l’entreprise : Helvetia constate que le manque de liquidités est souvent la cause de l’échec entrepreneurial. bexio renvoie au SECO, selon lequel les faillites en Suisse sont une conséquence directe du manque de liquidités. Les banques exigent également une planification de trésorerie lors de l’octroi de crédits.

Chiffres et faits sur la planification de trésorerie en Suisse

Où le tableur atteint ses limites

La feuille de calcul vit de la saisie manuelle : chaque paiement, chaque échéance, chaque hypothèse est inscrit, et le plan doit être suivi en continu. Dans le livre de caisse d’une association par exemple, le plan fonctionne parallèlement à la comptabilité normale – deux saisies qui peuvent diverger.

Les formules et les liaisons sont sujettes aux erreurs. Une référence de cellule erronée dans une colonne affecte toutes les périodes suivantes, car le solde final est reporté. Les valeurs copiées au lieu des références brisent la chaîne.

Un scénario d’erreur typique : si le solde initial d’une colonne est inscrit sous forme de nombre au lieu d’une référence de cellule au solde final de la période précédente, cette colonne est correcte au début. Si une hypothèse change ensuite, seule la partie précédente est recalculée. Le plan continue ainsi avec deux soldes finaux différents sans que cela ne soit remarqué.

À cela s’ajoute le fait que si les hypothèses vieillissent parce que la maintenance s’enraye, le plan donne une illusion de précision qu’il n’a plus.

Avec l’augmentation du nombre de comptes, de devises et de sociétés, le fichier grossit et la vue d’ensemble se perd ; la réconciliation entre la comptabilité et le plan devient un travail manuel.

Au-delà d’une certaine taille, l’effort ne peut être géré de manière sensée qu’avec une reprise automatisée des données : bexio mentionne des solutions complémentaires comme TRESIO, qui agrègent et rendent visibles les données issues de la comptabilité. BDO mise sur des processus standardisés et met des modèles à disposition.

Les modèles prêts à l’emploi couvrent un cas clairement défini : Banana oriente le Cash Manager Non-Profit vers les associations, les ONG et les fondations, Tresio et UBS orientent leurs modèles vers les PME suisses. Plus le propre réseau de paiements s’éloigne de cette configuration, plus la feuille exige d’adaptation et de maintenance.

Avantages et limites du tableur pour la planification de trésorerie