Liquiditätsplanung in Schweizer Unternehmen: Instrumente, Rhythmus und Reserven

Ausgangslage: Zahlungsfähigkeit als Pflicht des Verwaltungsrats

Fehlt die nötige Liquidität, drohen Engpässe bis zur Zahlungsunfähigkeit oder zum Konkurs. Die Überwachung der Zahlungsfähigkeit ist in der Schweiz nicht freiwillig: Art. 725 OR verpflichtet den Verwaltungsrat, die Zahlungsfähigkeit der Gesellschaft zu überwachen. Zeichnet sich eine Zahlungsunfähigkeit ab, muss er Massnahmen zu deren Sicherstellung ergreifen (core-partner.ch, Markus Jungo, publiziert 19.09.2024).

Daraus folgt eine doppelte Anforderung: aktuelle Zahlungsfähigkeit überwachen und Entwicklungen voraussehen. Wichtiger als die Rückschau ist die Liquiditätsplanung.

Dieser Leitfaden gliedert die Aufgabe in drei Achsen: Instrumente, Planungsrhythmus und Liquiditätsreserven. Zu jeder Achse gehört eine konkrete Aufgabe: das passende Instrument wählen, den Takt festlegen, den Puffer bestimmen.

Konkret liefert der Leitfaden vier Instrumentenstufen – E-Banking-Plattform, Excel, spezialisierte Software und Cash Pooling –, drei Prüfmerkmale für Software und Hinweise zur Bestimmung eines Liquiditätspuffers.

Der Leitfaden richtet sich an Unternehmen ausserhalb des Finanzsektors. Im Mittelpunkt stehen praktische Fragen der Liquiditätsplanung, darunter Instrumente, Planungsrhythmus und Reserven.

Der Kontostand allein genügt für die Überwachung nicht. Massgeblich sind die tatsächlichen Liquiditätsströme aus betrieblicher Tätigkeit, Investitionen und Finanzierungen über einen Zeitraum.

Diese Ströme zeigt die Geldflussrechnung. Für die meisten KMU-Gesellschaften ist sie neben Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang nicht obligatorisch, aber empfohlen; die Erstellung kann manuell erfolgen und ist nicht sehr aufwändig (core-partner.ch).

Eine Planung stellt erwartete Ein- und Auszahlungen über einen Zeitraum gegenüber. Sie beantwortet nicht die Frage nach dem Gewinn, sondern jene nach der Zahlungsfähigkeit, und lässt Engpässe frühzeitig erkennen (core-partner.ch).

Liquidität ist die Fähigkeit, kurzfristige Verbindlichkeiten zu erfüllen. In KMU wird sie häufig unterschätzt: Viele verlassen sich auf einfache Tabellenkalkulationen oder kurzfristige Schätzungen, die schnell an ihre Grenzen stossen (tresio.ch, Tobias Angehrn, 26.05.2024).

Die drei Achsen greifen ineinander: Das Instrument bestimmt den Pflegeaufwand, der Pflegeaufwand begrenzt den machbaren Rhythmus, und die Reserve folgt aus der Planung.

Die Reihenfolge ist damit vorgegeben. Wer beim Puffer beginnt, legt eine Zahl fest, bevor die Zahlungsströme bekannt sind.

Instrumente: Von Excel über Software bis Cash Pooling

Der Instrumentenkasten umfasst vier Stufen: E-Banking-Plattform der Bank, Excel-Version, spezialisiertes Software-Tool und Cash Pooling. Für einfache Verhältnisse bieten die E-Banking-Plattformen vieler Banken eine pragmatische Lösung für die Liquiditätsplanung (core-partner.ch).

Die Wahl richtet sich nach Umfang der Zahlungsströme, Zahl der Bankbeziehungen und benötigter Aktualisierungsfrequenz. Die vier Stufen sind keine Rangliste, sondern eine Frage des Umfangs (core-partner.ch; tresio.ch).

Excel ist weit verbreitet und flexibel, stösst bei effizienter und präziser Verwaltung der Finanzen aber schnell an Grenzen. Als Hauptprobleme gelten Fehleranfälligkeit und fehlende Automatisierung (tresio.ch).

Manuelle Eingaben und komplexe Formeln machen das Modell störanfällig: Ein Tippfehler oder eine falsche Formel kann zu erheblichen Abweichungen in den Finanzprognosen führen. Excel bietet weder automatische Datenaktualisierung noch Integration mit anderen Finanzsystemen (tresio.ch).

Excel erfordert manuelle Eingaben und Aktualisierungen. Das ist zeitaufwendig und erhöht die Wahrscheinlichkeit von Fehlern (tresio.ch).

Spezialisierte Softwarelösungen setzen dort an. Sie bieten mehr als die blosse Nachverfolgung von Ein- und Auszahlungen: detaillierte Szenarioplanung, automatische Updates und Integration mit anderen wichtigen Tools wie Buchhaltungssoftware (tresio.ch).

Bei der Auswahl zählen drei Merkmale: Szenarioplanung, automatische Datenaktualisierung und Anbindung an die Buchhaltung. Fehlen sie, bleibt der Unterhalt manuell und fehleranfällig (tresio.ch).

Die Entscheidung hängt damit an den drei Merkmalen und nicht am Umfang des Angebots. Ob kostenloses Werkzeug oder kostenpflichtiges Programm: Ohne Szenarioplanung, automatische Aktualisierung und Buchhaltungsanbindung bleibt der Unterhalt Handarbeit (tresio.ch).

Bei mehreren Bankbeziehungen oder Gesellschaften kommt Cash Pooling als Instrument des Liquiditätsmanagements hinzu. Damit lässt sich Liquidität bank- und firmenübergreifend effizienter steuern, indem Überziehungszinsen vermieden und Zinserträge durch gebündelte Anlagen besser genutzt werden (core-partner.ch).

Cash Pooling ist ein Konzept des Liquiditätsmanagements (WEKA).

Konkret zu tun ist eine Standortbestimmung: Wie viele Zahlungsströme fallen an, wie viele Bankbeziehungen bestehen, wie häufig sollen die Zahlen aktualisiert werden? Daraus folgt die Stufe. Excel verlangt manuelle Nachführung; Software verlangt Prüfung von Szenarioplanung, automatischer Aktualisierung und Buchhaltungsanbindung (tresio.ch).

Damit hängt die Instrumentenwahl direkt am Planungsrhythmus: Software aktualisiert automatisch, Tabellen verlangen manuelle Pflege. Wer häufiger plant, braucht deshalb entweder mehr Zeit oder eine automatisierte Lösung (tresio.ch).

Instrumentenstufen für die Liquiditätsplanung: Von einfach bis fortgeschritten

Vorteile und Risiken von Excel im Vergleich zu spezialisierter Software

Rhythmus: Kontinuierliche Planung statt einmaliger Akt

Liquiditätsplanung ist keine einmalige Übung zum Jahresabschluss. Ohne genaue und kontinuierliche Überwachung der Cashflows können Unternehmen in existenzbedrohende Schwierigkeiten geraten (tresio.ch).

Der Verwaltungsrat muss die Zahlungsfähigkeit der Gesellschaft überwachen und bei drohender Zahlungsunfähigkeit Massnahmen ergreifen (Art. 725 OR; core-partner.ch). Daraus folgt eine laufende Aufgabe, deren Takt das Unternehmen nach seinen Verhältnissen festlegt.

Für die kurzfristige Planung bei Liquiditätsengpässen dient häufig eine 13-Wochen-Prognose. Sie wird häufig wöchentlich angepasst und arbeitet in der Regel mit Wochenperioden (re:cap.com).

Mit Software lässt sich der Aufwand für die laufende Aktualisierung deutlich reduzieren. Automatische Updates und die Anbindung an die Buchhaltung verhindern, dass die Planung bei jeder Anpassung von Hand neu aufgebaut werden muss (tresio.ch).

Bei knapper Liquidität ist die Planung von grosser Bedeutung. Sie lässt Engpässe frühzeitig erkennen, damit rechtzeitig Massnahmen ergriffen werden können (core-partner.ch).

Für die laufende Aktualisierung nennt KLARA zwei mögliche Intervalle: wöchentlich oder monatlich (klara.ch). Welches davon passt, hängt von den Zahlungsströmen und dem gewählten Instrument ab.

Der Rhythmus folgt dem Instrument, und feste Zeitfenster sollten im Kalender reserviert werden. Bei knapper Liquidität ist die Planung wichtig, weil sie Engpässe frühzeitig erkennen lässt und rechtzeitige Massnahmen ermöglicht (core-partner.ch; tresio.ch).

Der Rhythmus ist auch eine organisatorische Frage. Die operativen Herausforderungen eines KMU füllen die Agenda; Zeitfenster für systematische Planungsarbeiten mit Zielsetzungen sollten deshalb reserviert werden. Planung ist ein langfristiger Erfolgsfaktor (core-partner.ch).

Konkret zu tun ist das Reservieren fester Zeitfenster im Kalender, auch wenn das Tagesgeschäft drängt. Bei automatisierter Software lässt sich die laufende Aktualisierung ohne manuellen Neuaufbau nutzen (tresio.ch).

Wer feste Zeitfenster einplant, verhindert, dass die Planung durch das Tagesgeschäft verdrängt wird. So werden Engpässe sichtbar, bevor sie sich zuspitzen (core-partner.ch).

Der Takt bleibt damit eine Abwägung zwischen Reaktionszeit und Pflegeaufwand. Das Zahlungsvolumen gibt sie vor, das Instrument setzt die Obergrenze der Frequenz (core-partner.ch; tresio.ch).

Die Pflicht zur Überwachung der Zahlungsfähigkeit liegt beim Verwaltungsrat (Art. 725 OR). Sie umfasst die laufende Beobachtung der Liquidität und das rechtzeitige Ergreifen von Massnahmen.

Reserven: Liquiditätspuffer für unvorhergesehene Ausgaben

Eine effiziente Liquiditätsplanung sichert die finanzielle Stabilität, hilft bei unvorhergesehenen Ausgaben und eröffnet Wachstumschancen (tresio.ch).

Ein Puffer stellt sicher, dass ein Betrieb auch bei unerwarteten Zahlungen handlungsfähig bleibt und fällige Verbindlichkeiten fristgerecht begleichen kann.

Der Puffer wirkt nach aussen: Fristgerechtes Bezahlen der Verbindlichkeiten schafft Vertrauen bei Lieferanten, Mitarbeitenden, Investoren und Gläubigern und unterstreicht die finanzielle Stabilität und Zuverlässigkeit des Unternehmens (core-partner.ch).

Reserven haben auch eine Ertragsseite. Unternehmen mit ausreichender Liquidität können liquide Mittel gezielt einsetzen, um Zinskosten zu minimieren, Investitionen zu tätigen oder Wachstumschancen zu nutzen (core-partner.ch).

Die Höhe des Puffers lässt sich nicht am Kontostand ablesen. Wer erwartete Ein- und Auszahlungen kennt, kann besser abschätzen, welche Mittel kurz- und mittelfristig gebunden sind und welcher Teil für unvorhergesehene Ausgaben frei bleibt.

Konkret zu tun ist die Erfassung der erwarteten Zahlungen. Daraus lässt sich ableiten, welcher Teil der Mittel für unvorhergesehene Ausgaben verfügbar bleiben soll.

Der Puffer ist damit keine feste Kennzahl, sondern ein Ergebnis der Planung. Er verändert sich, wenn sich die erwarteten Zahlungen ändern.

Der Puffer wirkt in beide Richtungen: Fehlt er, drohen Engpässe bis zur Zahlungsunfähigkeit. Eine ausreichende Liquidität ermöglicht es dagegen, liquide Mittel gezielt einzusetzen (core-partner.ch).

Frei bleibende Mittel müssen nicht ungenutzt bleiben. Mit Cash Pooling lässt sich Liquidität bank- und firmenübergreifend steuern, indem Überziehungszinsen vermieden und Zinserträge durch gebündelte Anlagen besser genutzt werden (core-partner.ch).

Bei knapper Liquidität ist die Planung zentral: Sie sichert die Zahlungsfähigkeit und lässt Engpässe frühzeitig erkennen, damit rechtzeitig Massnahmen ergriffen werden können (core-partner.ch).

Deshalb gilt: zuerst die erwarteten Zahlungen erfassen, dann den Puffer festlegen.

Umsetzung: Zahlungsströme erfassen und Massnahmen ableiten

Eine brauchbare Planung beginnt mit einer klaren Frage: Welche Zahlungen stehen an, und wann müssen die Mittel dafür verfügbar sein? Lege den betrachteten Zeitraum passend zu den anstehenden Entscheidungen fest.

Erfasse zuerst die Mittel, über die das Unternehmen zum Planungsbeginn tatsächlich verfügen kann. Trenne frei verfügbare Beträge von solchen, die bereits für bestimmte Zahlungen vorgesehen sind.

Fasse die Saldi der relevanten Bankkonten an einem Ort zusammen. So entsteht eine Ausgangslage, die nicht davon abhängt, welches Konto gerade betrachtet wird.

Nimm erwartete Zahlungseingänge mit ihrem voraussichtlichen Zeitpunkt in die Planung auf. Unterscheide dabei zwischen bereits bestätigten Beträgen und Annahmen, deren Eintritt noch unsicher ist.

Erfasse auch die anstehenden Auszahlungen und ihre Fälligkeiten. Dazu gehören regelmässige Verpflichtungen ebenso wie einzelne grössere Zahlungen, damit deren Wirkung auf den verfügbaren Bestand sichtbar wird.

Ordne die erwarteten Ein- und Auszahlungen nach ihrer Herkunft. Eine Gliederung nach betrieblicher Tätigkeit, Investitionen und Finanzierungen erleichtert es, die Gründe für Veränderungen des Zahlungsmittelbestands zu erkennen.

Halte bei jeder Planposition fest, worauf die Schätzung beruht. Verträge, offene Rechnungen und interne Annahmen haben unterschiedliche Verlässlichkeit und sollten in der Planung nicht unbemerkt gleich behandelt werden.

Für die Zahlungsfähigkeit ist neben dem Betrag auch der Zeitpunkt entscheidend. Ein erwarteter Zahlungseingang hilft nicht, wenn eine fällige Rechnung vorher bezahlt werden muss.

Führe den Anfangsbestand und die geplanten Ein- und Auszahlungen zusammen. Der daraus resultierende erwartete Bestand zeigt, wie sich die verfügbaren Mittel im Verlauf des Planungszeitraums verändern.

Betrachte die Entwicklung nicht nur am Ende des Zeitraums. Zwischenzeitliche Tiefpunkte können auf einen Engpass hinweisen, auch wenn die Gesamtsumme der erwarteten Einnahmen die Ausgaben übersteigt.

Markiere Zeitpunkte, an denen der verfügbare Bestand besonders knapp wird. Prüfe dann, welche Zahlungseingänge oder Auszahlungen für diese Entwicklung ausschlaggebend sind.

Prüfe, wie sich abweichende Annahmen auf die Zahlungsfähigkeit auswirken. Verändere dafür einzelne erwartete Ein- oder Auszahlungen und vergleiche die resultierende Entwicklung mit der Ausgangsplanung.

Trenne solche Szenarien klar von der Hauptplanung und halte die verwendeten Annahmen fest. Dadurch bleibt nachvollziehbar, welche Einschätzung zu welcher Prognose geführt hat.

Vergleiche nach Ablauf eines Planungsabschnitts die tatsächlichen Zahlungen mit den erwarteten Beträgen und Zeitpunkten. Abweichungen zeigen, welche Annahmen überprüft oder künftig anders eingeschätzt werden sollten.

Erkläre grössere Abweichungen, statt die Zahlen bloss zu überschreiben. So wird sichtbar, ob eine einmalige Verzögerung vorlag oder ob sich die zugrunde liegende Planung verändert hat.

Aktualisiere die Planung, wenn neue Informationen zu erwarteten Zahlungen eintreffen. Halte dabei fest, welche Positionen geändert wurden, damit die Entwicklung zwischen den Planungsständen verständlich bleibt.

Leite aus einem absehbaren Engpass rechtzeitig mögliche Massnahmen ab. Prüfe, ob Zahlungseingänge beschleunigt, Auszahlungen anders terminiert oder zusätzliche Finanzierungsmöglichkeiten vorbereitet werden können.

Ordne jeder offenen Abklärung und jeder beschlossenen Massnahme eine verantwortliche Person zu. So bleibt klar, wer Informationen nachliefert und wer die nächsten Schritte koordiniert.

Stimme die Planung mit den Personen ab, die über Zahlungseingänge, Auszahlungen und Finanzierung entscheiden. Dadurch fliessen operative Veränderungen in die Einschätzung der verfügbaren Mittel ein.

Bewahre frühere Planungsstände und die dazugehörigen Annahmen auf. Das erleichtert den Vergleich zwischen Prognose und tatsächlicher Entwicklung und verhindert, dass frühere Einschätzungen nachträglich verloren gehen.

Bereite die Ergebnisse so auf, dass die erwarteten Bestände, mögliche Engpässe und offene Annahmen rasch erkennbar sind. Eine klare Darstellung unterstützt Entscheidungen, ohne dass jede einzelne Buchung erläutert werden muss.

Nutze die Planung als wiederkehrende Grundlage für Entscheide und nicht nur als Ablage von Zahlen. Wenn sich Zahlungsströme oder Erwartungen ändern, müssen auch Einschätzung und mögliche Massnahmen angepasst werden.

Verbinde die Planung mit der laufenden Überwachung der Zahlungsfähigkeit. So lassen sich erwartete Ein- und Auszahlungen, verfügbare Mittel und notwendige Schritte in einer nachvollziehbaren Arbeitsroutine zusammenführen.

Schritte zur effizienten Liquiditätsplanung: Vom Anfangsbestand bis zu Massnahmen

Checkliste: Was muss bei der Liquiditätsplanung beachtet werden?