Liquiditätsplanung mit Tabellenkalkulation: Vorlagen, Formeln und Grenzen

Liquidität ist nicht Gewinn: warum die Tabelle Zahlungsströme braucht

Für die Liquidität zählen nur Zahlungsströme: alles, was Bankkonto oder Kasse tatsächlich berührt. Die Liquiditätsplanung entspricht daher nicht eins zu eins der Erfolgsrechnung. Ein Betrieb kann in einer Periode hohen Gewinn ausweisen und trotzdem nicht zahlungsfähig sein.

Sobald eine Rechnung verschickt und verbucht ist, steigen Umsatz und Gewinn; auf dem Bankkonto erscheint der Geschäftsfall erst mit der Kundenzahlung. Ursache ist meist das Zahlungsziel: Forderungen werden bereits als Ertrag gebucht, die Zahlungen stehen noch aus.

Vom Cash Flow spricht man erst beim verbuchten Geldeingang auf dem Bankkonto; erst damit steigen die liquiden Mittel. Die Liquiditätsplanung ermittelt den voraussichtlichen Liquiditätsbestand und dient als Controlling-Instrument der Risikoeinschätzung.

Umgekehrt verändert eine Kreditaufnahme die Liquidität, nicht den Unternehmenserfolg: Sie bringt Geld aufs Konto, ohne den Gewinn zu erhöhen.

Im Zentrum der Tabelle stehen die liquiden Mittel: das Total aller Bank- und Postguthaben plus das Bargeld in der Kasse. Diese Werte gehören faktenbasiert in den Plan. Wer Umsatzzeilen aus der Erfolgsrechnung kopiert, plant am Ziel vorbei.

Das Grundschema: Anfangsbestand, Ein- und Auszahlungen, Endbestand

Jede Periode folgt demselben Schema: Anfangsbestand der liquiden Mittel plus Einzahlungen minus Auszahlungen ergibt den Endbestand. Dieser Endbestand ist die Ausgangsliquidität der nächsten Periode. Daraus entsteht die rollende Fortschreibung, die jede Vorlage abbilden muss.

Die rollende Basis zeigt, ob und wann ein Liquiditätsengpass auftritt und wie hoch eine potenzielle Finanzierungslücke ist. Weil der Plan künftige Perioden betrifft, lassen sich nicht alle Zahlungsströme exakt vorhersagen. Für Umsatz, Energiekosten und andere Positionen braucht es Prognosen und Schätzungen.

Erfasst werden ausschliesslich zahlungsrelevante Vorgänge, also nur solche, bei denen Geld fliesst. Nicht zahlungswirksame Buchungen wie Abschreibungen oder Rückstellungen gehören nicht in die Planzeilen, auch wenn sie die Erfolgsrechnung prägen.

Grundschema der Liquiditätsplanung mit Tabellenkalkulation

Die eigene Vorlage aufbauen: Zeitraster, Kategorien, Stammdaten

Für Selbständige und kleine Betriebe genügt oft ein einfaches Raster: pro Monat eine Spalte mit allen erwarteten Geldeingängen. Wer wöchentliche oder stark schwankende Zahlungen hat, wählt kürzere Perioden. Je kürzer die Periode, desto früher sind Engpässe sichtbar – und desto mehr Spalten sind laufend zu pflegen.

Vertikal stehen Anfangsbestand, Einzahlungsgruppen und Auszahlungsgruppen. Typische Auszahlungsblöcke sind Lieferanten, Löhne, Miete und laufender Betrieb. Als Bereiche für Kostenreduktionen nennt die UBS Personal (inkl. Kurzarbeit), Miete und laufenden Betrieb.

Die Zeilenblöcke tragen feste Bezeichnungen: Anfangsbestand, Einzahlungen, Auszahlungen, Endbestand. Unter den Auszahlungen stehen Lieferanten, Löhne, Miete und laufender Betrieb. Solche Bezeichnungen machen den Plan prüfbar.

Als Startwert dient der tatsächliche Bestand in Kasse und auf den Konten; Stammdaten wie Buchhaltungs- oder Planungszeitraum werden einmal erfasst. Der Detaillierungsgrad hängt vom Umfang der unternehmenstypischen Zahlungsströme ab, von ihrer Regelmässigkeit und vom Risiko von Forderungsausfällen.

Fertige Vorlagen für Schweizer KMU stellen unter anderem UBS, Tresio und BDO bereit. Helvetia weist darauf hin, dass sich mit guten Excel-Kenntnissen auch selbst eine Vorlage erstellen lässt. Für die ersten Planungen sei eine fertige Lösung ratsam.

Die UBS-Vorlage lässt sich kostenlos herunterladen. Sie enthält eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, das frühzeitige Erkennen von Finanzierungslücken und eine einfache Simulation samt grafischen Darstellungen.

Tresio stellt eine kostenlose, auf Schweizer KMU optimierte Excel-Vorlage bereit, die laut Anbieterin mehr als 1'000 Downloads zählt. Die Grundstruktur steht bereits, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung ergänzt sie. Anbieterin ist die Tresio AG, Baslerstrasse 60, 8048 Zürich.

Banana Buchhaltung liefert mit dem Cash Manager Non-Profit eine Vorlage für Vereine, NGOs und Stiftungen. Sie gliedert den Plan in vier Tabellen, darunter «Konten» für den Bestand der liquiden Mittel und «Kategorien» für die Ergebnisrechnung. Auch BDO, weclapp und bexio stellen Vorlagen bereit. Banana ergänzt seine Vorlage um ein Tutorial und eine Beispieldatei mit Buchungen.

Banana liefert Vorlage und Tutorial zum Download und öffnet die Datei zusätzlich in der Banana WebApp ohne Installation.

weclapp führt eine kostenlose Excel-Vorlage im Lexikon, bexio verlinkt im Blogbeitrag vom 6. November 2020 eine Vorlage zur Liquiditätsplanung. Helvetia veröffentlicht einen Ratgeberbeitrag zu Aufbau, Tipps und Vorlage.

Vergleich von Vorlagen für die Liquiditätsplanung in der Schweiz

Formeln und Zellverknüpfungen, die den Plan lebendig halten

Drei Operationen kehren wieder: Summen pro Kategorie und Periode, die Übernahme des Endbestands in die Folgeperiode und die Verknüpfung von Annahmefeldern mit den Ergebniszellen. Alle drei lassen sich mit einfachen Summen- und Verweisformeln abbilden. Entscheidend ist, dass die Annahmen in eigenen, klar bezeichneten Zellen stehen und nicht in den Rechenzeilen versteckt sind.

Die drei Operationen tragen gebräuchliche Namen: Summenformel für die Kategoriesumme (SUMME), Verweisformel für die Übernahme von Stammdaten (SVERWEIS) und Auswahlformel für den Szenariowert (WENN). Die Summenformel greift über den Zeilenbereich einer Kategorie. Die Stammdaten liegen auf einem eigenen Blatt, nicht in den Rechenzeilen.

Der Endbestand einer Periode gehört als Verweis auf die Ergebniszelle der Vorperiode in die Anfangsbestandszeile der nächsten Spalte – nicht als einkopierter Wert. Sonst zerreisst jede Anpassung die Kette, und ein geänderter Anfangsbestand wirkt nur auf eine Spalte. Tresio nennt eine intelligente Zellen-Verknüpfung für die Simulierung von What-if-Szenarien.

Der klassische Fehler ist ein kopierter Wert statt eines Zellbezugs: Steht in der Anfangsbestandszeile die Zahl der Vorperiode, stimmt zunächst nur diese Spalte. Jede spätere Anpassung einer Annahme rechnet dann nicht mehr durch. Verweise müssen deshalb über alle Spalten hinweg auf die Vorgängerspalte zeigen.

Praktisch bewährt sich eine Trennung von Eingabe- und Rechenbereich: Annahmen, Stammdaten und Eröffnungswerte oben, darunter die reinen Rechenzeilen. Werden Perioden später verlängert, lassen sich Spalten kopieren, ohne dass Verweise auf falsche Vorgängerperioden zeigen.

Wie die Rechenlogik in einer fertigen Vorlage sitzt, zeigt Banana Buchhaltung: In allen vier Tabellen lässt sich bestimmen, welche Spalten in welcher Reihenfolge erscheinen.

Die Tabelle «Konten» zeigt je nach Ansicht den aktuellen Bestand der liquiden Mittel, die Bewegungen im Buchungszeitraum, die geplante Liquidität oder die Soll-Ist-Differenz. Eine Beispieldatei mit Buchungen und ein Tutorial führen das an einem konkreten Buchhaltungsbeispiel vor.

Der Soll-Ist-Vergleich koppelt den Plan an die laufende Buchführung. Abweichungen lassen sich kontrollieren, bevor daraus Engpässe werden.

Schritte zur Erstellung einer funktionsfähigen Liquiditätsplanung

Szenarien statt einer einzigen Zahl: Was-wäre-wenn im Tabellenblatt

Liegen die Annahmen in eigenen Zellen, lassen sich Varianten durchrechnen: Kundenzahlungen gehen später ein als geplant, ein Umsatzblock fällt tiefer aus, ein Grosskunde zahlt nicht. Verändert wird nur der Annahmewert; Summen, Endbestände und alle Folgeperioden rechnen automatisch nach.

UBS empfiehlt die einfache Simulation inklusive grafischer Darstellungen, damit Finanzierungslücken frühzeitig erkannt werden. Ein Liniendiagramm des Endbestands über alle Perioden zeigt auf einen Blick, in welcher Periode die Kurve unter null dreht. Die blosse Zahlenkolonne zeigt das nicht.

Damit wird der Plan zur Entscheidungsgrundlage statt zur Zahlensammlung: Tresio beschreibt die Vorlage als Instrument für What-if-Szenarien und einen Plan B und C. Banana verweist auf die Möglichkeit, Zukunftsszenarien zu simulieren und daraus solide Entscheidungsgrundlagen zu schaffen.

Aus der Simulation folgen konkrete Massnahmen: Rechnungen zügig versenden, kürzere Zahlungsfristen setzen, überfällige Rechnungen konsequent mahnen, An- und Akontozahlungen vereinbaren, Anschaffungen zurückstellen oder benötigte Anlagen mieten statt kaufen.

Auf der Zuflussseite nennt UBS zusätzlich das Optimieren von Warenlager und Vorräten, den Verkauf nicht mehr benötigten Anlagevermögens sowie zusätzliche Mittel von Dritten oder Eigentümern. Auf der Abflussseite kommen längere Lieferantenfristen, überprüfte Einkaufspreise und reduzierte Eigentümerbezüge dazu.

Ohne aktuelle Buchhaltung bleibt jede Planung Stückwerk

Vor der ersten Planzeile steht die Ist-Aufnahme: Wie viel Geld liegt aktuell in der Kasse und auf welchen Konten? Welche Kundenrechnungen werden wann bezahlt, welche Lieferantenrechnungen stehen an? Ohne diese Angaben sind Anfangsbestand und erste Perioden geraten.

Deshalb muss die Buchhaltung tagesaktuell geführt werden. Ist sie es nicht, fehlen offene Posten und Fälligkeiten, und dem Plan fehlt die Grundlage.

Die Planung selbst soll sorgfältig erstellt und regelmässig aktualisiert werden, sonst laufen veraltete Annahmen weiter. Ein Soll-Ist-Vergleich zwischen Plan und laufender Buchhaltung zeigt Abweichungen, bevor daraus Engpässe werden.

Der bexio-Blogbeitrag vom 6. November 2020 fasst fünf Praxis-Tipps zusammen; als Experte wird Tobias Angehrn genannt. Sie reichen vom Unterscheiden von Liquidität und Umsatz bis zur aktuellen Buchhaltung als Ausgangslage.

Fehlende Liquidität wirkt existenzbedrohend: Helvetia hält fest, dass mangelnde Liquidität oft Grund für unternehmerisches Scheitern ist. bexio verweist auf das Seco, wonach Konkurse in der Schweiz eine direkte Folge fehlender Liquidität sind. Banken erwarten eine Liquiditätsplanung zudem bei der Gewährung von Krediten.

Zahlen und Fakten zur Liquiditätsplanung in der Schweiz

Wo die Tabellenkalkulation an ihre Grenzen stösst

Das Tabellenblatt lebt von manueller Erfassung: Jede Zahlung, jede Fälligkeit, jede Annahme wird eingetragen, und der Plan ist laufend nachzuführen. Beim Vereinskassenbuch etwa läuft der Plan parallel zur normalen Buchführung – zwei Erfassungen, die auseinanderlaufen können.

Formeln und Verknüpfungen sind fehleranfällig. Ein falscher Zellbezug in einer Spalte wirkt auf alle Folgeperioden, weil der Endbestand weitergetragen wird. Kopierte Werte statt Verweise brechen die Kette.

Ein durchgerechnetes Fehlerbild: Ist der Anfangsbestand einer Spalte als Zahl eingetragen statt als Zellbezug auf den Endbestand der Vorperiode, stimmt diese Spalte zunächst. Ändert sich danach eine Annahme, rechnet nur der Bereich davor nach. Der Plan führt so zwei verschiedene Endbestände weiter, ohne dass es auffällt.

Dazu kommt: Veralten die Annahmen, weil die Pflege stockt, täuscht der Plan eine Genauigkeit vor, die er nicht mehr hat.

Mit steigender Zahl von Konten, Währungen und Gesellschaften wächst die Datei, und die Übersicht geht verloren; die Abstimmung zwischen Buchhaltung und Plan wird zur Handarbeit.

Ab einer gewissen Grösse lässt sich der Aufwand nur noch mit automatisierter Datenübernahme sinnvoll bewältigen: bexio nennt ergänzende Lösungen wie TRESIO, die Daten aus der Buchhaltung aggregieren und sichtbar machen. BDO setzt auf standardisierte Prozesse und stellt Vorlagen zur Verfügung.

Fertige Vorlagen decken einen klar umrissenen Fall ab: Banana richtet den Cash Manager Non-Profit auf Vereine, NGOs und Stiftungen aus, Tresio und UBS ihre Vorlagen auf Schweizer KMU. Je weiter das eigene Zahlungsgeflecht von diesem Zuschnitt abweicht, desto mehr Anpassung und Pflege verlangt das Blatt.

Vorteile und Grenzen der Tabellenkalkulation für die Liquiditätsplanung

Zum Weiterlesen: Liquiditätsplanung & Kassenbuch für Vereine, NGOs, Stiftungen (banana.ch).