Pianificazione della liquidità con fogli di calcolo: modelli, formule e limiti

La liquidità non è utile: perché la tabella necessita di flussi di cassa

Per la liquidità contano solo i flussi di cassa: tutto ciò che tocca effettivamente il conto bancario o la cassa. La pianificazione della liquidità non corrisponde quindi uno a uno al conto economico. Un’azienda può registrare un elevato utile in un determinato periodo e tuttavia non essere solvibile.

Non appena una fattura viene inviata e contabilizzata, aumentano il fatturato e l’utile; sul conto bancario l’operazione commerciale appare però solo al momento del pagamento da parte del cliente. La causa risiede solitamente nei termini di pagamento: i crediti vengono già registrati come ricavi, ma i pagamenti sono ancora pendenti.

Si parla di cash flow solo quando l’incasso è stato contabilizzato sul conto bancario; solo allora aumentano i mezzi liquidi. La pianificazione della liquidità determina il previsto saldo di liquidità e funge da strumento di controllo per la valutazione dei rischi.

Viceversa, la contrazione di un credito modifica la liquidità, ma non il risultato aziendale: porta denaro sul conto senza aumentare l’utile.

Al centro della tabella vi sono i mezzi liquidi: il totale di tutti i saldi bancari e postali più il contante in cassa. Questi valori devono essere inseriti nel piano basandosi su dati concreti. Chi copia le righe del fatturato dal conto economico sta pianificando senza centrare l’obiettivo.

Lo schema di base: saldo iniziale, incassi e pagamenti, saldo finale

Ogni periodo segue lo stesso schema: saldo iniziale dei mezzi liquidi più incassi meno pagamenti dà il saldo finale. Questo saldo finale costituisce la liquidità iniziale del periodo successivo. Ne risulta una proiezione scorrevole che ogni modello deve rappresentare.

La base scorrevole mostra se e quando si verifica una strozzatura di liquidità e quanto ampia sia una potenziale lacuna di finanziamento. Poiché il piano riguarda periodi futuri, non tutti i flussi di cassa possono essere previsti con esattezza. Per il fatturato, i costi energetici e altre voci sono necessarie previsioni e stime.

Vengono rilevati esclusivamente eventi rilevanti ai fini dei pagamenti, ovvero solo quelli in cui circolano denaro. Registrazioni contabili senza effetto sui pagamenti, come ammortamenti o accantonamenti, non appartengono alle righe del piano, anche se influenzano il conto economico.

Schema di base della pianificazione della liquidità con foglio di calcolo

Costruire il proprio modello: griglia temporale, categorie, dati master

Per gli indipendenti e le piccole imprese spesso basta una griglia semplice: una colonna per mese con tutte le entrate di denaro previste. Chi ha pagamenti settimanali o fortemente fluttuanti sceglie periodi più brevi. Più breve è il periodo, prima diventano visibili le strozzature – e più colonne devono essere gestite costantemente.

In verticale figurano il saldo iniziale, i gruppi di incassi e i gruppi di pagamenti. I tipici blocchi di uscite sono fornitori, salari, affitto e gestione corrente. Come ambiti per la riduzione dei costi, l’UBS cita il personale (incluso il lavoro a tempo ridotto), l’affitto e la gestione corrente.

I blocchi di righe recano denominazioni fisse: saldo iniziale, incassi, pagamenti, saldo finale. Sotto i pagamenti figurano fornitori, salari, affitto e gestione corrente. Tali denominazioni rendono il piano verificabile.

Come valore iniziale serve il saldo effettivo in cassa e sui conti; i dati master come il periodo contabile o di pianificazione vengono rilevati una sola volta. Il grado di dettaglio dipende dall’entità dei flussi di pagamento tipici dell’azienda, dalla loro regolarità e dal rischio di insolvenza dei crediti.

Modelli pronti per le PMI svizzere sono offerti, tra gli altri, da UBS, Tresio e BDO. Helvetia segnala che, con buone conoscenze di Excel, è possibile creare autonomamente un modello. Per le prime pianificazioni si consiglia una soluzione già pronta.

Il modello UBS può essere scaricato gratuitamente. Contiene una guida passo passo, il riconoscimento tempestivo delle lacune di finanziamento e una simulazione semplice con rappresentazioni grafiche.

Tresio mette a disposizione un modello Excel gratuito, ottimizzato per le PMI svizzere, che secondo la fornitrice conta oltre 1'000 download. La struttura di base è già presente, integrata da una guida passo passo. La fornitrice è Tresio AG, Baslerstrasse 60, 8048 Zurigo.

Banana Contabilità fornisce con Cash Manager Non-Profit un modello per associazioni, ONG e fondazioni. Suddivide il piano in quattro tabelle, tra cui «Conti» per il saldo dei mezzi liquidi e «Categorie» per il conto economico. Anche BDO, weclapp e bexio mettono a disposizione modelli. Banana integra il suo modello con un tutorial e un file di esempio con registrazioni contabili.

Banana offre il modello e il tutorial per il download e apre il file inoltre nella Banana WebApp senza installazione.

weclapp presenta un modello Excel gratuito nel lessico, bexio rimanda nell’articolo del blog del 6 novembre 2020 a un modello per la pianificazione della liquidità. Helvetia pubblica un articolo guida sulla struttura, consigli e modello.

Confronto dei modelli per la pianificazione della liquidità in Svizzera

Formule e collegamenti tra celle che mantengono vivo il piano

Tre operazioni ricorrono frequentemente: totali per categoria e periodo, il riporto del saldo finale nel periodo successivo e il collegamento dei campi delle ipotesi con le celle dei risultati. Tutte e tre possono essere rappresentate con semplici formule di somma e di riferimento. Decisivo è che le ipotesi si trovino in celle proprie, chiaramente etichettate, e non siano nascoste nelle righe di calcolo.

Le tre operazioni portano nomi comuni: formula di somma per il totale di categoria (SUMMA), formula di ricerca per il riporto dei dati master (CERCA.VERT) e formula condizionale per il valore dello scenario (SE). La formula di somma agisce sull’intervallo di righe di una categoria. I dati master si trovano su un foglio proprio, non nelle righe di calcolo.

Il saldo finale di un periodo va inserito come riferimento alla cella dei risultati del periodo precedente nella riga del saldo iniziale della colonna successiva – non come valore copiato. Altrimenti ogni adattamento spezza la catena e un saldo iniziale modificato agisce solo su una colonna. Tresio menziona un intelligente collegamento tra celle per la simulazione di scenari what-if.

L’errore classico è un valore copiato invece di un riferimento di cella: se nella riga del saldo iniziale figura il numero del periodo precedente, inizialmente solo quella colonna è corretta. Ogni successivo adattamento di un’ipotesi non viene più ricalcolato. I riferimenti devono quindi puntare attraverso tutte le colonne alla colonna precedente.

In pratica si rivela utile una separazione tra area di input e area di calcolo: ipotesi, dati master e valori di apertura in alto, sotto le pure righe di calcolo. Se i periodi vengono successivamente prolungati, le colonne possono essere copiate senza che i riferimenti puntino a periodi precedenti errati.

Come la logica di calcolo sia inserita in un modello pronto lo mostra Banana Contabilità: in tutte e quattro le tabelle si può determinare quali colonne appaiono in quale ordine.

La tabella «Conti» mostra a seconda della vista il saldo attuale dei mezzi liquidi, i movimenti nel periodo di registrazione, la liquidità pianificata o la differenza tra previsto e reale. Un file di esempio con registrazioni e un tutorial illustrano il procedimento con un concreto esempio contabile.

Il confronto tra previsto e reale collega il piano alla contabilità corrente. Le deviazioni possono essere controllate prima che diventino strozzature.

Passaggi per creare una pianificazione della liquidità funzionante

Scenari invece di un unico numero: what-if nel foglio di calcolo

Se le ipotesi si trovano in celle proprie, è possibile calcolare varianti: i pagamenti dei clienti arrivano più tardi del previsto, un blocco di fatturato risulta inferiore, un grande cliente non paga. Viene modificato solo il valore dell’ipotesi; totali, saldi finali e tutti i periodi successivi vengono ricalcolati automaticamente.

UBS raccomanda la simulazione semplice incluse rappresentazioni grafiche, affinché le lacune di finanziamento vengano riconosciute tempestivamente. Un diagramma a linee del saldo finale su tutti i periodi mostra a colpo d’occhio in quale periodo la curva scende sotto zero. La mera colonna di numeri non lo mostra.

Così il piano diventa base decisionale invece di raccolta di numeri: Tresio descrive il modello come strumento per scenari what-if e un piano B e C. Banana rimanda alla possibilità di simulare scenari futuri e di crearne solide basi decisionali.

Dalla simulazione derivano misure concrete: inviare fatture prontamente, fissare termini di pagamento più brevi, sollecitare coerentemente le fatture scadute, concordare acconti e pagamenti anticipati, rinviare acquisti o noleggiare impianti necessari invece di acquistarli.

Sul lato degli afflussi, UBS cita inoltre l’ottimizzazione delle scorte di magazzino, la vendita di immobilizzazioni non più necessarie e mezzi aggiuntivi da terzi o proprietari. Sul lato dei deflussi si aggiungono termini di pagamento dei fornitori più lunghi, prezzi d’acquisto verificati e prelievi dei proprietari ridotti.

Senza una contabilità aggiornata ogni pianificazione resta frammentaria

Prima della prima riga del piano sta la rilevazione dello stato attuale: quanto denaro si trova attualmente in cassa e su quali conti? Quali fatture clienti verranno pagate quando, quali fatture fornitori sono in sospeso? Senza queste indicazioni, saldo iniziale e primi periodi sono tirati a indovinare.

Pertanto la contabilità deve essere aggiornata quotidianamente. Se non lo è, mancano posizioni aperte e scadenze, e al piano manca la base.

La pianificazione stessa deve essere creata con cura e aggiornata regolarmente, altrimenti continuano a circolare ipotesi obsolete. Un confronto previsto/reale tra piano e contabilità corrente mostra le deviazioni prima che diventino strozzature.

L’articolo del blog di bexio del 6 novembre 2020 riassume cinque consigli pratici; come esperto viene citato Tobias Angehrn. Vanno dalla distinzione tra liquidità e fatturato alla contabilità aggiornata come punto di partenza.

La mancanza di liquidità ha effetti esistenziali: Helvetia sottolinea che la carenza di liquidità è spesso causa di fallimento imprenditoriale. bexio rimanda al SECO, secondo il quale i fallimenti in Svizzera sono una diretta conseguenza della mancanza di liquidità. Le banche si aspettano inoltre una pianificazione della liquidità per la concessione di crediti.

Cifre e fatti sulla pianificazione della liquidità in Svizzera

Dove il foglio di calcolo raggiunge i suoi limiti

Il foglio di calcolo vive di inserimento manuale: ogni pagamento, ogni scadenza, ogni ipotesi viene inserita e il piano deve essere aggiornato continuamente. Nel libro cassa di un’associazione, ad esempio, il piano corre parallelamente alla normale contabilità – due rilevazioni che possono divergere.

Formule e collegamenti sono soggetti a errori. Un riferimento di cella errato in una colonna agisce su tutti i periodi successivi, perché il saldo finale viene riportato. Valori copiati invece di riferimenti spezzano la catena.

Un quadro di errore elaborato: se il saldo iniziale di una colonna è inserito come numero invece che come riferimento di cella al saldo finale del periodo precedente, inizialmente quella colonna è corretta. Se successivamente cambia un’ipotesi, viene ricalcolato solo l’ambito precedente. Il piano porta avanti così due diversi saldi finali senza che ciò venga notato.

Inoltre: se le ipotesi invecchiano perché la manutenzione si inceppa, il piano simula una precisione che non ha più.

Con l’aumentare del numero di conti, valute e società, il file cresce e si perde la panoramica; la riconciliazione tra contabilità e piano diventa lavoro manuale.

Oltre una certa dimensione, lo sforzo può essere gestito sensatamente solo con l’acquisizione automatizzata dei dati: bexio menziona soluzioni complementari come TRESIO, che aggregano e rendono visibili i dati dalla contabilità. BDO punta su processi standardizzati e mette a disposizione modelli.

I modelli pronti coprono un caso chiaramente delineato: Banana orienta Cash Manager Non-Profit verso associazioni, ONG e fondazioni, Tresio e UBS orientano i loro modelli verso le PMI svizzere. Più il proprio intreccio di pagamenti si discosta da questa impostazione, più adattamento e manutenzione richiede il foglio.

Vantaggi e limiti del foglio di calcolo per la pianificazione della liquidità