Pianificazione della liquidità nelle imprese svizzere: strumenti, ritmo e riserve

Situazione di partenza: la solvibilità come dovere del consiglio d’amministrazione

In assenza della liquidità necessaria, si profilano colli di bottiglia fino all’illiquidità o al fallimento. Il monitoraggio della solvibilità in Svizzera non è facoltativo: l’art. 725 CO obbliga il consiglio d’amministrazione a vigilare sulla solvibilità della società. Se si preannuncia un’illiquidità, esso deve adottare le misure necessarie per garantirla (core-partner.ch, Markus Jungo, pubblicato il 19.09.2024).

Ne deriva un duplice requisito: monitorare la solvibilità attuale e anticipare gli sviluppi. Più importante dell’analisi retrospettiva è la pianificazione della liquidità.

La presente guida suddivide il compito in tre assi: strumenti, ritmo di pianificazione e riserve di liquidità. A ogni asse corrisponde un compito concreto: scegliere lo strumento adeguato, definire il ritmo, determinare il cuscinetto.

Nello specifico, la guida presenta quattro livelli di strumenti – piattaforma di e-banking, Excel, software specializzato e cash pooling –, tre criteri di verifica per i software e indicazioni per la determinazione di un cuscinetto di liquidità.

La guida si rivolge alle imprese esterne al settore finanziario. Al centro vi sono questioni pratiche della pianificazione della liquidità, tra cui strumenti, ritmo di pianificazione e riserve.

Il saldo del conto corrente da solo non basta per il monitoraggio. Determinanti sono i flussi di liquidità effettivi derivanti dall’attività operativa, dagli investimenti e dal finanziamento nel corso di un periodo.

Questi flussi sono illustrati dal rendiconto dei flussi di cassa. Per la maggior parte delle PMI il rendiconto non è obbligatorio accanto al bilancio, al conto economico e all’allegato, ma è raccomandato; la redazione può avvenire manualmente e non è molto onerosa (core-partner.ch).

Una pianificazione confronta le entrate e le uscite previste per un determinato periodo. Non risponde alla domanda sull’utile, bensì a quella sulla solvibilità, e consente di individuare tempestivamente i colli di bottiglia (core-partner.ch).

La liquidità è la capacità di adempiere alle obbligazioni a breve termine. Nelle PMI viene spesso sottovalutata: molte si affidano a semplici fogli di calcolo o a stime a breve termine, che raggiungono rapidamente i loro limiti (tresio.ch, Tobias Angehrn, 26.05.2024).

I tre assi interagiscono tra loro: lo strumento determina l’onere di manutenzione, l’onere di manutenzione limita il ritmo realizzabile e la riserva deriva dalla pianificazione.

L’ordine è quindi prestabilito. Chi inizia dal cuscinetto fissa un numero prima che i flussi di pagamento siano noti.

Strumenti: da Excel al software fino al cash pooling

La cassetta degli attrezzi comprende quattro livelli: piattaforma di e-banking della banca, versione Excel, strumento software specializzato e cash pooling. Per situazioni semplici, le piattaforme di e-banking di molte banche offrono una soluzione pragmatica per la pianificazione della liquidità (core-partner.ch).

La scelta dipende dal volume dei flussi di pagamento, dal numero di relazioni bancarie e dalla frequenza di aggiornamento richiesta. I quattro livelli non costituiscono una classifica, ma dipendono dall’entità (core-partner.ch; tresio.ch).

Excel è ampiamente diffuso e flessibile, ma raggiunge rapidamente i suoi limiti nella gestione efficiente e precisa delle finanze. I principali problemi sono la suscettibilità agli errori e la mancanza di automazione (tresio.ch).

Le immissioni manuali e le formule complesse rendono il modello vulnerabile ai disturbi: un errore di battitura o una formula errata possono portare a scostamenti significativi nelle previsioni finanziarie. Excel non offre né l’aggiornamento automatico dei dati né l’integrazione con altri sistemi finanziari (tresio.ch).

Excel richiede immissioni e aggiornamenti manuali. Ciò richiede tempo e aumenta la probabilità di errori (tresio.ch).

Le soluzioni software specializzate intervengono proprio qui. Offrono più del semplice tracciamento di entrate e uscite: pianificazione dettagliata degli scenari, aggiornamenti automatici e integrazione con altri strumenti importanti come il software di contabilità (tresio.ch).

Nella selezione contano tre caratteristiche: pianificazione degli scenari, aggiornamento automatico dei dati e collegamento alla contabilità. Se mancano, la manutenzione rimane manuale e soggetta a errori (tresio.ch).

La decisione dipende quindi da queste tre caratteristiche e non dall’ampiezza dell’offerta. Che si tratti di uno strumento gratuito o di un programma a pagamento: senza pianificazione degli scenari, aggiornamento automatico e collegamento alla contabilità, la manutenzione resta un lavoro manuale (tresio.ch).

In caso di più relazioni bancarie o di più società, si aggiunge il cash pooling come strumento di gestione della liquidità. Consente di gestire la liquidità in modo più efficiente oltre i confini delle banche e delle aziende, evitando interessi di scoperto e sfruttando meglio i proventi da interessi grazie a investimenti aggregati (core-partner.ch).

Il cash pooling è un concetto di gestione della liquidità (WEKA).

Concretamente, occorre fare il punto della situazione: quanti flussi di pagamento ci sono, quante relazioni bancarie esistono, con quale frequenza i dati devono essere aggiornati? Ne deriva il livello. Excel richiede un aggiornamento manuale; il software richiede la verifica della pianificazione degli scenari, dell’aggiornamento automatico e del collegamento alla contabilità (tresio.ch).

La scelta dello strumento è quindi direttamente legata al ritmo di pianificazione: il software aggiorna automaticamente, i fogli di calcolo richiedono una manutenzione manuale. Chi pianifica più frequentemente ha quindi bisogno di più tempo o di una soluzione automatizzata (tresio.ch).

Livelli di strumenti per la pianificazione della liquidità: da semplice ad avanzato

Vantaggi e rischi di Excel rispetto al software specializzato

Ritmo: pianificazione continua invece di atto unico

La pianificazione della liquidità non è un esercizio una tantum alla chiusura dell’esercizio. Senza un monitoraggio preciso e continuo dei flussi di cassa, le imprese possono trovarsi in difficoltà esistenziali (tresio.ch).

Il consiglio d’amministrazione deve vigilare sulla solvibilità della società e adottare misure in caso di illiquidità imminente (art. 725 CO; core-partner.ch). Ne deriva un compito continuativo, il cui ritmo viene stabilito dall’impresa in base alle proprie circostanze.

Per la pianificazione a breve termine in caso di colli di bottiglia di liquidità serve spesso una previsione a 13 settimane. Viene adattata spesso settimanalmente e lavora generalmente con periodi settimanali (re:cap.com).

Con il software è possibile ridurre notevolmente l’onere per l’aggiornamento continuo. Gli aggiornamenti automatici e il collegamento alla contabilità evitano che la pianificazione debba essere ricostruita manualmente a ogni adattamento (tresio.ch).

In caso di liquidità scarsa, la pianificazione è di grande importanza. Consente di individuare tempestivamente i colli di bottiglia, così da poter adottare misure in tempo utile (core-partner.ch).

Per l’aggiornamento continuo, KLARA indica due possibili intervalli: settimanale o mensile (klara.ch). Quale sia quello adatto dipende dai flussi di pagamento e dallo strumento scelto.

Il ritmo segue lo strumento e dovrebbero essere riservate finestre temporali fisse nel calendario. In caso di liquidità scarsa, la pianificazione è importante perché consente di individuare tempestivamente i colli di bottiglia e di adottare misure tempestive (core-partner.ch; tresio.ch).

Il ritmo è anche una questione organizzativa. Le sfide operative di una PMI riempiono l’agenda; pertanto, dovrebbero essere riservate finestre temporali per lavori sistematici di pianificazione con obiettivi definiti. La pianificazione è un fattore di successo a lungo termine (core-partner.ch).

Concretamente, occorre riservare finestre temporali fisse nel calendario, anche se il lavoro quotidiano incalza. Con un software automatizzato, è possibile sfruttare l’aggiornamento continuo senza dover ricostruire manualmente (tresio.ch).

Chi pianifica finestre temporali fisse evita che la pianificazione venga soppiantata dal lavoro quotidiano. In questo modo, i colli di bottiglia diventano visibili prima che si acutizzino (core-partner.ch).

Il ritmo rimane quindi un compromesso tra tempo di reazione e onere di manutenzione. Il volume dei pagamenti lo predetermina, lo strumento fissa il limite superiore della frequenza (core-partner.ch; tresio.ch).

L’obbligo di vigilare sulla solvibilità spetta al consiglio d’amministrazione (art. 725 CO). Comprende l’osservazione continua della liquidità e l’adozione tempestiva di misure.

Riserve: cuscinetto di liquidità per spese impreviste

Una pianificazione efficiente della liquidità garantisce la stabilità finanziaria, aiuta in caso di spese impreviste e apre opportunità di crescita (tresio.ch).

Un cuscinetto assicura che un’azienda rimanga operativa anche in caso di pagamenti inattesi e possa saldare le obbligazioni scadenti entro i termini.

Il cuscinetto agisce verso l’esterno: il pagamento puntuale delle obbligazioni crea fiducia presso fornitori, collaboratori, investitori e creditori e sottolinea la stabilità finanziaria e l’affidabilità dell’azienda (core-partner.ch).

Le riserve hanno anche una componente di rendimento. Le aziende con sufficiente liquidità possono impiegare miratamente i mezzi liquidi per minimizzare i costi degli interessi, effettuare investimenti o sfruttare opportunità di crescita (core-partner.ch).

L’entità del cuscinetto non si legge dal saldo del conto corrente. Chi conosce le entrate e le uscite previste può stimare meglio quali mezzi sono vincolati a breve e medio termine e quale parte rimane libera per spese impreviste.

Concretamente, occorre registrare i pagamenti previsti. Da ciò si può dedurre quale parte dei mezzi dovrebbe rimanere disponibile per spese impreviste.

Il cuscinetto non è quindi un indicatore fisso, ma il risultato della pianificazione. Cambia quando cambiano i pagamenti previsti.

Il cuscinetto agisce in entrambe le direzioni: se manca, si profilano colli di bottiglia fino all’illiquidità. Una liquidità sufficiente, al contrario, consente di impiegare miratamente i mezzi liquidi (core-partner.ch).

I mezzi che rimangono liberi non devono restare inutilizzati. Con il cash pooling è possibile gestire la liquidità oltre i confini delle banche e delle aziende, evitando interessi di scoperto e sfruttando meglio i proventi da interessi grazie a investimenti aggregati (core-partner.ch).

In caso di liquidità scarsa, la pianificazione è centrale: garantisce la solvibilità e consente di individuare tempestivamente i colli di bottiglia, così da poter adottare misure in tempo utile (core-partner.ch).

Vale quindi la regola: prima registrare i pagamenti previsti, poi definire il cuscinetto.

Attuazione: registrare i flussi di pagamento e derivare le misure

Una pianificazione utile inizia con una domanda chiara: quali pagamenti sono in arrivo e quando devono essere disponibili i mezzi necessari? Definire il periodo considerato in modo appropriato rispetto alle decisioni pendenti.

Registrare innanzitutto i mezzi di cui l’azienda può effettivamente disporre all’inizio della pianificazione. Separare gli importi liberamente disponibili da quelli già destinati a specifici pagamenti.

Riunire i saldi dei conti bancari rilevanti in un unico luogo. Si crea così una situazione di partenza che non dipende dal conto attualmente esaminato.

Includere nella pianificazione le entrate di pagamento previste con la loro data probabile. Distinguere tra importi già confermati e ipotesi la cui realizzazione è ancora incerta.

Registrare anche le uscite di pagamento pendenti e le relative scadenze. Vi rientrano tanto gli obblighi ricorrenti quanto singoli pagamenti di maggiore entità, affinché il loro effetto sul disponibile sia visibile.

Ordinare le entrate e le uscite previste in base alla loro origine. Una suddivisione per attività operativa, investimenti e finanziamenti facilita l’individuazione delle ragioni delle variazioni della disponibilità di mezzi liquidi.

Per ogni posizione di pianificazione, annotare su cosa si basa la stima. Contratti, fatture aperte e ipotesi interne hanno diversi gradi di affidabilità e non dovrebbero essere trattati allo stesso modo nella pianificazione senza che ciò sia evidente.

Per la solvibilità, oltre all’importo è determinante anche il momento. Un’entrata di pagamento prevista non aiuta se una fattura scadente deve essere pagata prima.

Combinare il saldo iniziale con le entrate e le uscite pianificate. Il saldo previsto risultante mostra come cambiano i mezzi disponibili nel corso del periodo di pianificazione.

Non considerare l’evoluzione solo alla fine del periodo. I minimi intermedi possono indicare un collo di bottiglia, anche se la somma totale delle entrate previste supera le uscite.

Segnare i momenti in cui il disponibile diventa particolarmente scarso. Verificare poi quali entrate o uscite di pagamento sono decisive per questa evoluzione.

Verificare come ipotesi divergenti influenzano la solvibilità. Modificare singole entrate o uscite previste e confrontare l’evoluzione risultante con la pianificazione di base.

Separare chiaramente tali scenari dalla pianificazione principale e annotare le ipotesi utilizzate. In questo modo resta comprensibile quale valutazione ha portato a quale previsione.

Al termine di un segmento di pianificazione, confrontare i pagamenti effettivi con gli importi e le date previsti. Gli scostamenti mostrano quali ipotesi dovrebbero essere verificate o valutate diversamente in futuro.

Spiegare gli scostamenti maggiori, invece di sovrascrivere semplicemente i numeri. In questo modo diventa visibile se si trattava di un ritardo una tantum o se la pianificazione sottostante è cambiata.

Aggiornare la pianificazione quando arrivano nuove informazioni sui pagamenti previsti. Annotare quali posizioni sono state modificate, affinché l’evoluzione tra gli stati di pianificazione resti comprensibile.

Derivare tempestivamente possibili misure da un collo di bottiglia prevedibile. Verificare se le entrate di pagamento possono essere accelerate, le uscite riprogrammate o se possono essere preparate ulteriori possibilità di finanziamento.

Assegnare una persona responsabile a ogni chiarimento aperto e a ogni misura decisa. In questo modo resta chiaro chi fornisce le informazioni e chi coordina i prossimi passi.

Concordare la pianificazione con le persone che decidono sulle entrate di pagamento, sulle uscite e sul finanziamento. In questo modo, le modifiche operative confluiscono nella valutazione dei mezzi disponibili.

Conservare gli stati di pianificazione precedenti e le relative ipotesi. Ciò facilita il confronto tra previsione ed evoluzione effettiva ed evita che le valutazioni precedenti vadano perse successivamente.

Preparare i risultati in modo che i saldi previsti, i possibili colli di bottiglia e le ipotesi aperte siano rapidamente riconoscibili. Una presentazione chiara supporta le decisioni senza che ogni singola registrazione debba essere spiegata.

Utilizzare la pianificazione come base ricorrente per le decisioni e non solo come archivio di numeri. Se i flussi di pagamento o le aspettative cambiano, anche la valutazione e le possibili misure devono essere adattate.

Collegare la pianificazione al monitoraggio continuo della solvibilità. In questo modo, entrate e uscite previste, mezzi disponibili e passi necessari possono essere riunite in una routine di lavoro comprensibile.

Passi per una pianificazione efficiente della liquidità: dal saldo iniziale alle misure

Checklist: cosa bisogna considerare nella pianificazione della liquidità?